Wombat
Uno de los primeros pasos para tener éxito en el trabajo es ser puntual y confiable en tu negocio. Para hacer esto, las tareas asignadas y las tareas pendientes deben estar bien planificadas. Por lo tanto, es necesario planificar horarios y turnos, citas y reuniones, para permitir que el equipo de trabajo coopere lo mejor posible.
Programar tareas para un período de tiempo específico, a veces semanas o incluso meses, puede ser bastante difícil y engorroso. Sobre todo hoy que, con el desarrollo del trabajo inteligente, también es necesario planificar el trabajo remoto. Afortunadamente, incluso en este caso, la tecnología viene en nuestra ayuda. De hecho, existen muchos softwares y apps que pueden ayudarnos a estructurar y planificar el calendario de jornadas laborales así como dar a los propios empleados un mayor control sobre sus turnos actualizando la disponibilidad y registrando los horarios desde varios dispositivos.
Precisamente porque el tiempo es oro, por eso es necesario contar con buenos programas para turnos de trabajo: como los que te señalaré en los siguientes párrafos y espero que te sean útiles para optimizar tu trabajo. ¡Disfruta de la lectura!
Horario de turno libre
Comencemos esta guía comenzando con algunos programas para turnos de trabajo disponibles tanto para las principales plataformas de escritorio, como para ser utilizados directamente desde el navegador. Son ideales para elaborar y planificar de la mejor forma posible el calendario de turnos en la empresa.
Clockify (Web/Windows/macOS/Linux)
Con Clockify puede realizar un seguimiento de las hojas de tiempo, las horas de trabajo de los empleados, el progreso del proyecto, así como programar el horario de los turnos de trabajo. La creación de hojas de tiempo y turnos de trabajo solo es posible a través de la plataforma del navegador, mientras que la gestión del tiempo empleado también es posible a través de programas disponibles tanto para Windows como para macOS y Linux.
Clockify es totalmente gratuito y puede ser utilizado por un número ilimitado de usuarios. Sin embargo, existen dos planes de suscripción con un costo de $ 10 / mes para la versión Plus y $ 30 / mes para la versión Premium que agregan funciones como cambios de lote, agregar tiempo de trabajo para terceros, exportar datos personalizados y mucho más.. Esta es una solución disponible solo en inglés, pero es particularmente intuitiva.
Para usar Clockify, primero debe registrarse en el sitio: para hacer esto, vaya a esta página, haga clic en el botón Registrarse gratis ubicado en la parte superior derecha, ingrese su dirección de correo electrónico y una contraseña y haga clic en el botón Crear cuenta gratis. Alternativamente, también puede registrarse utilizando sus credenciales de Google. Luego proceda con la activación haciendo clic en el enlace Verificar dirección de correo electrónico que se encuentra en el correo electrónico que recibió. Una vez que haya hecho clic en el enlace de activación, estará listo para usar Clockify.
Para planificar turnos de trabajo con Clockify, lo primero que hay que hacer es habilitar la hoja de horas. Haga clic en Configuración en el menú de la izquierda y haga clic en el botón junto a Activar parte de horas. En el menú Hoja de horas, seleccione un proyecto o cree uno nuevo, asigne un empleado, utilizando la barra de búsqueda de Cliente, y agregue las horas trabajadas en las casillas correspondientes a los días. Al final de la recopilación de horas de trabajo, el total de horas de cada día se mostrará en el total inferior, mientras que el total de horas de cada empleado se mostrará en la columna de la derecha.
Al pasar el puntero del mouse junto a cada hora de trabajo, haciendo clic en los 3 puntos, puede personalizar aún más el turno de trabajo, eligiendo la franja horaria y agregando cualquier descripción de la actividad realizada. Al hacer clic en Agregar nueva fila, puede agregar filas adicionales a la composición de los turnos, mientras que al presionar el botón Guardar como plantilla, guardará este turno para que pueda usarlo en las próximas semanas.
De hecho, al hacer clic en las flechas en la parte superior derecha, puede avanzar en las semanas y completar el calendario de los siguientes turnos. Al hacer clic, por otro lado, en el icono con forma de Calendario, puede ver todo el año en curso. Finalmente, al hacer clic en Calendario, en el menú de la izquierda, tendrá la composición de los turnos con los nombres de los empleados asociados a cada uno de ellos con un color, para ser más fácilmente distinguibles, con la posibilidad de ser filtrados por semana (Semana) o por día (Day).
Para descargar Clockify y usarlo en tu computadora, haz clic en el ícono de tu perfil en la parte superior derecha y luego haz clic en Descargar aplicaciones. En la página siguiente, haga clic en el enlace del sistema operativo instalado en su computadora. Una vez finalizada la descarga, abra el archivo de instalación obtenido y siga el asistente.
Por ejemplo, si usa Windows, haga clic en Ejecutar, luego en Siguiente tres veces, Sí y finalmente en Cerrar, para completar la configuración. Si, por el contrario, está utilizando una Mac, descomprima el archivo .zip descargado y arrastre el icono del programa a la carpeta Aplicaciones para instalarlo.
Después de finalizar la instalación de Clockify e iniciar el programa, en la ventana principal, cuando comience a trabajar (o cuando comiencen sus colegas o empleados), puede iniciar el temporizador haciendo clic en el botón del triángulo azul o agregar detalles sobre lo que está trabajando.. Además, Clockify hará un seguimiento de qué software ha utilizado o qué sitios web ha visitado para crear un informe detallado del tiempo dedicado al trabajo (obviamente, los datos solo serán visibles para usted).
Clockify también tiene una aplicación para Android (que también se puede descargar de tiendas alternativas) e iOS/iPadOS para usarla en cualquier lugar.
Honda (telaraña)
Sling es una herramienta que, directamente desde su navegador, por lo tanto sin instalar ningún software en su PC, le permite administrar los recursos humanos y planificar las horas de sus empleados, así como comunicarse con ellos. También podrá controlar el tiempo de trabajo real de cada empleado calculando automáticamente el número total de horas para cada uno de ellos.
Clockify es gratuito y se puede utilizar para un número ilimitado de usuarios. Sin embargo, es posible suscribirse a dos planes de suscripción a un costo de $ 1,70 / mes para la versión Premium y $ 3,40 / mes para la versión Business, para empresas más complejas con funciones de informes más detalladas. Está en inglés, pero muy intuitivo.
Lo primero que debe hacer, después de iniciar sesión en el sitio web oficial, es registrarse en el servicio: para hacer esto, haga clic en el botón Comenzar y, en la página siguiente, seleccione si desea crear una nueva cuenta o agregarse a sí mismo. un equipo de trabajo ya existente. En el primer caso, haga clic en Crear una nueva cuenta de Sling e ingrese los datos requeridos (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, teléfono y una contraseña segura), luego haga clic en Siguiente. Alternativamente, también puede registrarse utilizando sus credenciales de Google. Luego proceda con la activación haciendo clic en el enlace Verificar correo electrónicocontenida en el correo electrónico que recibe. Una vez que haga clic en el enlace de activación, estará listo para usar Sling.
Ingrese la información de su empresa, número de empleados, puestos y roles, y finalmente agregue los nombres de los empleados con sus direcciones de correo electrónico. Luego haga clic en el botón Iniciar programación.
Para programar turnos de trabajo con Sling, primero, haga clic en el menú Programar en la parte superior, luego presione el botón Crear turno o haga clic en el botón + que aparece al pasar el mouse sobre los días en el calendario. Aparecerá una nueva página donde podrá ingresar todos los detalles del turno.
Seleccione un tiempo o establezca un bloque de tiempo combinando, por ejemplo, tiempo de trabajo y descansos, seleccione el rol, el empleado y posiblemente tareas específicas y notas adicionales. También decides si repetir el mismo turno automáticamente para las próximas semanas. Finalmente, haga clic en el botón verde Guardar para agregar el turno al calendario. Luego haga clic en el botón verde Publicar ubicado en la parte superior derecha para publicar el cronograma completo de turnos de trabajo para que pueda ser visto por todos los empleados de la empresa.
En el menú superior hay dos elementos muy interesantes para crear un turno de trabajo: la sección Pendiente de aprobación donde se mostrarán las solicitudes de turno de los empleados y la Indisponibilidad donde encontrará las indisponibilidades de cada trabajador.
Una vez que haya terminado de completar el calendario de turnos de trabajo, puede guardar el esquema como una plantilla para usar más adelante. Para hacer esto, aún en la pantalla Horario completo, haga clic en los tres puntos en la parte superior izquierda y seleccione el elemento Guardar horario desde plantilla. Por el contrario, para cargar una plantilla en el calendario, haga clic en Cargar programación desde plantilla.
También puede decidir guardar todo el plan en un archivo.pdf haciendo clic en el icono de la impresora y, después de personalizar la configuración, haciendo clic en el botón Descargar PDF. Al final de la descarga, puede imprimirlo fácilmente o usarlo como archivo adjunto.
Sling también tiene una aplicación para Android (incluidas tiendas alternativas) e iOS/iPadOS.
Findmyshift (Web)
Findmyshift permite a las empresas controlar las horas de trabajo de los empleados al complementarlas con notificaciones automáticas sobre retrasos, comienzos anticipados o ausencias del personal. Además, los empleados pueden utilizar la plataforma para solicitar o intercambiar turnos con sus compañeros. Findmyshift es gratuito con la limitación hasta 5 miembros, alternativamente hay 3 planes de suscripción con un coste de 22 euros/mes para 20 miembros, 33 euros/mes para 100 miembros y 55 euros/mes para 500 miembros. También es posible probar una versión de demostración de la aplicación.
Lo primero que debe hacer, después de iniciar sesión en el sitio web oficial, es registrarse en el servicio. Para hacer esto, haga clic en el botón Inicio e ingrese los nombres de los empleados y luego haga clic en Guardar y continuar. Para agregar turnos de trabajo, haga clic con el botón derecho en el día correspondiente del empleado y seleccione Agregar turno, escriba la hora de inicio y finalización del turno y presione Entrar en su teclado. Al hacer clic largo en uno de los turnos, puede arrastrarlo y moverlo de un empleado a otro.
Al hacer clic en el menú superior, Personal, será posible personalizar todo el personal de la empresa, agregando también opciones sobre salarios y permisos de trabajo. Al final de la compilación del plan de turnos, será posible enviar individualmente, a cada miembro del personal, un correo electrónico con su turno semanal. Alternativamente, también puede comprar créditos de SMS para enviar mensajes de texto cortos en sus teléfonos móviles.
Puede exportar el calendario de turnos de trabajo haciendo clic en el botón Descargar en la parte superior derecha, decidiendo si descargarlo en PDF o XLSX. Findmyshift le permite guardar su trabajo creando una cuenta: para hacer esto, haga clic en Guardar cuenta en la parte superior derecha, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña y acepte los términos de uso. Finalmente haz clic en Guardar cuenta.
Findmyshift también tiene una aplicación para Android (también disponible en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS, para usar el servicio sobre la marcha.
Otros programas de turnos libres
Aquí hay algunos otros programas de turnos de trabajo que merecen ser considerados.
- Bitrix24 (Web / Windows / macOS / Linux) – es uno de los software más utilizados para la gestión de turnos de trabajo. Te permite organizar cualquier tipo de actividad, especialmente las de recursos humanos. Con Bitrix24 dispondrás de todas las herramientas adecuadas para la asignación de actividades, tareas y gestión de personal y turnos de trabajo, personalizando los movimientos y diversos tipos de ausencias de tus empleados. Bitrix24 también tiene una aplicación para Android e iOS/iPadOS. Más información aquí.
- Microsoft Excel (Web/Windows/macOS): incluso la famosa aplicación para el hogar de Microsoft le permite crear fácilmente hojas de turnos de forma gratuita. De hecho, será posible personalizar cada línea con el nombre del empleado, la dirección de correo electrónico, la fecha y hora de inicio del turno y la fecha y hora de finalización del turno. En cualquier caso, puede ser útil buscar en Google alguna plantilla o formulario listo para usar que se pueda rellenar. Tal vez podría usar «Plantilla de turno de Excel « o «Plantilla de turno de Excel» como términos de búsqueda.
- Connecteam (Web) – es una plataforma de gestión de empleados todo en uno. A través de Connecteam puedes comunicarte con tus empleados, gestionándolos e informándolos individualmente. También podrá crear un plan de turnos con seguimiento de tiempo también a través de actualizaciones de GPS. Connecteam tiene una versión gratuita para empresas de hasta 10 usuarios. Alternativamente, existen 3 planes de suscripción a un costo de $29/mes para el plan Básico, $49/mes para el plan Avanzado y $99/mes para el plan Experto.
App para turnos de trabajo
La mayoría de las soluciones mencionadas hasta ahora también tienen aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas. De cualquier manera, si está buscando otras aplicaciones de cambio de turno, eche un vistazo a la lista a continuación.
- Shift Worker Calendar (Android / iOS): una de las aplicaciones más completas para programar turnos de trabajo. De hecho, esta aplicación tiene una función de autocompletar que le permite completar y asignar tareas y turnos automáticamente durante todo el mes.
- Calendario de turnos de trabajo (Android / iOS / iPadOS): es una de las aplicaciones más utilizadas para organizar turnos de trabajo. A pesar de su sencillez y facilidad de uso, en tan solo unos pasos podrás planificar todo un calendario. También puedes insertar notificaciones y personalizar turnos con emoticonos y colores.
- Look & Go (Android / iOS): le permite planificar, administrar y comunicar los turnos de trabajo a los empleados. Podrás monitorizar los datos en tiempo real y modificar los horarios que se comunicarán a través de la app a los interesados. Look & Go es una prueba gratuita de 30 días al final de los cuales será posible decidir si cancelar o renovar su suscripción (que se desactivará antes de la renovación para evitar cargos no deseados).
