Te encuentras con un problema tecnológico que no puedes resolver en absoluto: tienes que transferir un documento a una serie de personas, pero la lista de destinatarios es inmensa. Pensó en enviar este archivo por correo electrónico pero, lamentablemente, el archivo supera el tamaño especificado. Incluso si quisiera, es imposible que lo cargue como un archivo adjunto y lo envíe por correo electrónico. Es absolutamente necesario poder realizar esta operación y, por lo tanto, está un poco asustado porque realmente ya no sabe qué hacer.
No te preocupes, te entiendo, a mí también me pasó: lo que estás enfrentando es un problema bastante común y, afortunadamente, es fácil de resolver. La forma más sencilla de enviar un archivo (o más de uno) a una serie de destinatarios es subirlo a un espacio de almacenamiento en la nube o utilizar un servicio de alojamiento: al subir este archivo a Internet, los destinatarios, conectándose a la dirección que proporcionar, podrán descargar el documento en cualquier momento. Sin embargo, hay que decir que hay muchos servicios que te permiten subir archivos a la Web, y pueden tener diferentes características y propósitos: algunos están diseñados principalmente para compartir —y posiblemente modificar— archivos personales con una audiencia limitada (p. solo algunos contactos seleccionados),
Dadas estas debidas premisas sobre las posibilidades que tienes disponibles para publicar un archivo en la Web, lo que te proporcionaré en este tutorial será una explicación detallada de qué herramientas utilizar. Además, para cada servicio indicado, te guiaré paso a paso en su uso, para que no tengas problemas para saber cómo usarlo. ¿Todo claro? ¿Sí? Muy bien, entonces solo me queda desearles una buena lectura y un buen «trabajo».
Cómo compartir documentos personales en la web
Si necesitas compartir archivos y documentos personales en Internet con tus amigos, familiares, colaboradores o, en general, con un público que conoces, te aconsejo que confíes en un servicio de almacenamiento en la nube de probada seriedad y eficacia. Las plataformas de este tipo le permiten archivar sus archivos personales directamente en Internet y, si es necesario, compartirlos con uno o más usuarios de Internet: en algunas plataformas, el acceso al archivo puede estar limitado solo a direcciones de correo electrónico específicas; en otros, sin embargo, basta con proporcionar el enlace adecuado al destinatario, utilizando los sistemas de intercambio integrados en la propia plataforma.
Una vez más, algunas plataformas permiten a los usuarios de la red editar documentos compartidos por otros (por ejemplo, documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.): esta es una característica extremadamente útil cuando varias personas necesitan trabajar en los mismos archivos, por motivos de trabajo, estudio u otros. propósitos que requieren colaboración. Claramente, para que un documento sea editable, es absolutamente necesario que el propietario legítimo proporcione permisos de modificación.
En el momento de escribir este artículo, existen numerosas plataformas en la nube de este tipo: casi todas vienen con una cierta cantidad de espacio de almacenamiento gratuito, que se puede ampliar suscribiéndose a una suscripción mensual o anual. OneDrive, por ejemplo, es la plataforma de almacenamiento en la nube impulsada y gestionada por Microsoft, que permite almacenar archivos personales, compartirlos con un público específico y proteger su apertura con una contraseña.
El servicio también ofrece capacidades de edición colaborativa en línea, si el documento compartido se puede administrar a través de una de las aplicaciones web de Microsoft 365 (por ejemplo, Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, etc.). La versión gratuita de OneDrive, asociada a todas las cuentas de Microsoft, proporciona 5 GB de espacio online gratuito, que se puede ampliar suscribiéndose a un plan de suscripción para la plataforma Microsoft 365 (con precios a partir de 2 €/año por 100 GB de espacio). El servicio OneDrive está integrado en Windows 10 y Windows 11 y es igualmente accesible a través de clientes para macOS, aplicaciones para Android, iPhone, iPady sitio web dedicado.
Luego está Google Drive, el sistema de almacenamiento en la nube administrado por «Big G»: Nuevamente, estamos en presencia de un servicio que le permite almacenar archivos personales, compartirlos con usuarios específicos por invitación o mediante enlaces y modificarlos de forma colaborativa. cuando sea posible, sujeto a la asignación de permisos dedicados. El servicio Google Drive está asociado por defecto a todas las cuentas de Google/Gmail y proporciona 15 GB de espacio gratuito, que se puede ampliar suscribiéndose al servicio Google One (con precios a partir de 1,99 €/mes por 100 GB de espacio). Los archivos en Google Drive se pueden compartir y ver a través de clientes de computadora, aplicaciones de Android, iPhone, iPady sitio web dedicado.
iCloud Drive, por su parte, es el servicio de almacenamiento en la nube de Apple: las funciones de la plataforma —diseñada inicialmente para archivar únicamente archivos de aplicaciones compatibles en iPhone, iPad y Mac— se han ido ampliando con el tiempo y, hoy en día, es posible cargar y compartir documentos personales de cualquier tipo, incluso limitando el acceso (y posible modificación) a direcciones de correo electrónico específicas. La versión gratuita de iCloud Drive, asociada con todos los ID de Apple, viene con 5 GB de almacenamiento gratuito, que se puede ampliar suscribiéndose a un plan de suscripción del servicio iCloud+ (con precios a partir de 0,99 €/mes por 50 GB). La plataforma iCloud Drive está integrada en la gran mayoría de dispositivos Apple (iPhone, iPad, Mac, etc.), pero también es posible utilizar el servicio desde la Web y desde el software adecuado para Windows.
Sin duda, el servicio de Dropbox también merece una mención: es una de las plataformas de almacenamiento en la nube más longevas del mercado, que te permite almacenar y compartir tus archivos personales de una forma extremadamente sencilla. En su forma gratuita, Dropbox ofrece 2 GB de espacio en línea y le permite compartir archivos para verlos y editarlos, incluso con una audiencia pequeña, y obtener estadísticas sobre la visualización de los elementos compartidos. Planes de pago de Dropbox, además de ampliar el espacio disponible para el usuario, también introducen características particularmente avanzadas de seguridad, uso compartido y control de archivos, útiles para entornos profesionales multiusuario. Puedes usar Dropbox desde tu computadora, a través del software dedicado, usando las aplicaciones para Android, iPhone y iPad y a través del sitio web del mismo nombre.
Los métodos de uso de los distintos servicios son casi siempre los mismos: una vez que haya descargado la aplicación, el programa o llegado al sitio de la plataforma elegida, debe crear una cuenta y comenzar a cargar los archivos que desea compartir, siguiendo las instrucciones. recibido en la pantalla. Una vez hecho esto, simplemente acceda al elemento en cuestión desde el programa, la aplicación o el navegador , acceda a su menú de funciones y elija el elemento dedicado a compartir.
Para darte un ejemplo concreto, déjame explicarte cómo compartir un archivo a través del servicio Google Drive utilizando las distintas plataformas disponibles. Si usa el navegador, después de iniciar sesión en su cuenta y cargar el archivo para compartir en la plataforma, haga clic con el botón derecho en su vista previa (disponible en la sección Mi unidad) y elija el elemento Compartir en el menú que se abre.
Ahora, si está interesado en compartir el archivo solo con una audiencia limitada, escriba las direcciones de Gmail de las personas de su interés en el campo correspondiente y presione Entrar. Posteriormente, use el menú desplegable dedicado para elegir los permisos que se otorgarán a los distintos usuarios (visor, comentarista o editor) y presione el botón Enviar para enviar las invitaciones. Las personas seleccionadas solo podrán ver o editar el archivo iniciando sesión en la cuenta de Gmail especificada.
Si, por el contrario, desea que cualquier persona que tenga el enlace pueda acceder al archivo, configure el menú desplegable Acceso general a la opción Cualquiera con el enlace, presione los botones Copiar enlace y Finalizar y envíe el enlace resultante a a quien quieras a través del correo electrónico, redes sociales, sistemas de mensajería, etc.
El funcionamiento de la aplicación Google Drive para teléfonos inteligentes y tabletas es bastante similar: luego de iniciar la aplicación en cuestión, toque la pestaña Archivo, ubique el archivo de su interés y presione el símbolo ⫶ colocado en su correspondencia; luego, seleccione el elemento Compartir del menú que aparece en la pantalla y siga las mismas instrucciones ya vistas para la computadora, para compartir el archivo con un círculo de usuarios seleccionados o con una audiencia más amplia.
En cualquier caso, si está interesado en aprender más sobre cómo funcionan las plataformas que acabo de mencionar, eche un vistazo a los diversos tutoriales temáticos disponibles en mi sitio: cómo funciona OneDrive, cómo funciona Google Drive, cómo funciona iCloud Drive, cómo Dropbox funciona y cómo compartir archivos en Dropbox.
Cómo distribuir archivos en la web
Si necesita subir archivos a la web para distribuirlos a una gran audiencia de usuarios, sobre los cuales no está interesado en tener control (por ejemplo, para compartir los archivos de su interés a través de enlaces en su sitio web y/o cuenta social personal), puede recurrir a una serie de plataformas que, si bien ofrecen espacio de almacenamiento en línea, funcionan de una manera ligeramente diferente a las analizadas anteriormente, ya que brindan características específicas destinadas a compartir archivos con una gran cantidad de usuarios (por ejemplo, límites o concesiones en el velocidad y/o ancho de banda disponible, sobre el número de descargas simultáneas, etc.).
Uno de ellos es sin duda WeTransfer: se trata de un histórico servicio de intercambio de archivos a través de Internet, utilizable tanto desde la Web como desde aplicaciones para smartphones y tabletas, que permite enviar archivos de 2 GB o menos de forma gratuita (incluso sin registrarse)., generando un enlace para compartir vía correo electrónico o cualquier otra herramienta de su preferencia. Los enlaces así generados «caducan» después de 7 días, después de lo cual los elementos cargados se eliminan definitivamente del servidor.
Las limitaciones de espacio y tiempo mencionadas anteriormente pueden evitarse suscribiéndose a un plan de suscripción del servicio WeTransfer Pro que, con precios a partir de 12 €/mes, le permite aumentar el tamaño de los archivos compartidos hasta 20 GB, servidor de archivos de documentos para hasta 200 GB de espacio, para definir “manualmente” la caducidad de los archivos y protegerlos con contraseñas. Para más información sobre cómo usar WeTransfer, te remito a la lectura de la guía específica que he dedicado al servicio.
Otra plataforma muy utilizada para la distribución de archivos en la red es MEGA: nacida de las «cenizas» de la extinta MegaUpload, este servicio (también accesible a través de aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas) permite obtener enlaces para archivos de cualquier tipo, accesibles por prácticamente cualquier persona, con gran atención a la privacidad y seguridad de los datos cargados. La versión gratuita del servicio, que requiere registro, permite cargar hasta un máximo de 15 GB de archivos y obtener un ancho de banda de descarga limitado; para superar estos límites, debe suscribirse a una suscripción Proal servicio, con precios desde 4,99 €/mes por 400 GB de espacio y 1 TB de ancho de banda total. Para obtener más información, echa un vistazo al tutorial donde explico en detalle cómo usar MEGA para compartir archivos.
Cómo publicar imágenes en la web
Si luego tienes interés en publicar imágenes originales creadas por ti en Internet, para que otros usuarios puedan ver tu trabajo y darte una opinión sobre él, debes evaluar el uso de un servicio de alojamiento de imágenes específico. De hecho, las plataformas de este tipo no solo permiten que otros usuarios registrados comenten los trabajos publicados, sino que también obtengan enlaces de intercambio creados específicamente para incorporarlos a sitios y blogs de terceros; en algunos casos, el usuario también puede decidir si las obras publicadas se pueden descargar y redistribuir libremente o no. Dicho esto, permítanme enumerar una serie de servicios de este tipo, de probada seriedad.
- Imgur: es una de las plataformas de alojamiento de imágenes más conocidas a nivel mundial, a través de la cual es posible publicar, compartir y recibir opiniones sobre las propias obras gráficas. El servicio se puede utilizar de forma gratuita (con presencia de pequeños banners publicitarios) pero está disponible una versión de pago, denominada Emeral, que elimina la publicidad y añade una serie de funciones adicionales.
- Imgbb: otra excelente plataforma de alojamiento de imágenes, de libre acceso y utilizable por cualquier persona. Las imágenes se pueden subir sin costo alguno y sin realizar ningún registro, pero el tamaño de cada archivo no debe exceder los 32 MB; para superar este límite y eliminar los banners publicitarios presentes en la versión gratuita (pero no invasivos), es posible suscribirse a un plan de suscripción mensual, trimestral o anual.
- Postimages: es un servicio de alojamiento diseñado principalmente para cargar imágenes con fines de incrustación. Disponible sin costo, la plataforma le permite cargar cualquier tipo de elemento gráfico, cambiar su tamaño automáticamente y también establecer una «duración» (1 día, 7 días, 31 días). Las imágenes cargadas se pueden compartir a través de enlaces compartidos o se pueden incrustar en varias plataformas web utilizando los códigos abreviados disponibles.