Wombat
¿Eres autónomo o tienes una pequeña empresa y tienes dificultades para gestionar las citas con clientes o proveedores? ¿Le gustaría un servicio de contestador para su negocio pero no sabe a quién contactar? Entonces creo que deberías echarle un vistazo a Segretaria.me, porque por fin podría hacerte decir adiós a los problemas que suelen surgir en el ámbito secretarial (qué decir, qué contestar, cuándo desviar una llamada, cuándo concertar citas…, cuántas llamadas hacer, etc.), permitiéndole organizar mejor el trabajo a realizar, evitando pérdidas de tiempo o distracciones potencialmente fatales en la adquisición de nuevas citas o pedidos.
Segretaria.me es un primer servicio de atención telefónica para autónomos y pequeñas empresas diseñado para satisfacer las necesidades de médicos, abogados, agentes de ventas, agentes inmobiliarios, administradores de condominios, notarios y otros profesionales que trabajan solos o en un estudio. Gracias a la perfecta sinergia entre las personas que realizan la función de secretaria y el software Segretaria.me, los profesionales que activan el servicio pueden optimizar el proceso de concertación de citas al recibir alertas en tiempo real de la actividad realizada (vía email, app y panel).) y poder monitorear todo en tiempo realtanto desde la web como desde aplicaciones de teléfonos inteligentes. También cabe destacar cómo es posible configurar contactos VIP o temas particulares para ser contactados y recibir el desvío de llamadas que llegan a las secretarias del equipo de Segretaria.me; luego, otras llamadas se desvían automáticamente si la persona que realiza el trabajo de secretaria siente cierta urgencia. La disponibilidad está entonces garantizada las 24 horas del día, los 7 días de la semana: los operadores humanos están disponibles de 09.00 a 19.00 horas, mientras que un servicio de contestador telefónico digital está activo durante el resto del día con el envío de correos electrónicos en tiempo real.
Todo esto se ofrece a precios sumamente convenientes a través de planes prepago y recargables con auto-renovación y auto-recarga, para que el servicio esté siempre activo y sea más fácil medir cuánto estás invirtiendo (sin penalizaciones de salida, lo cual no es común). en el escenario italiano), y con un procedimiento de activación muy simple: los clientes menos digitalizados pueden ponerse en contacto con la atención al cliente y recibir todo el soporte necesario en la configuración/uso del panel, tanto en la fase de configuración inicial (con una llamada de bienvenida dentro de las 24 horas de activación, en días laborables), y para la puesta a punto en las semanas siguientes. El paquete también incluye unNúmero de teléfono VoIP con código de área elegido por el cliente que, al conectarse a un aparato telefónico, se convierte en una línea telefónica dedicada para recibir y realizar llamadas telefónicas. Interesante, ¿verdad? Entonces sigue leyendo y conoce más en detalle cómo funciona Segretaria.me.
Funciones y características de Segretaria.me
Antes de llegar al corazón de esta guía y explicar en detalle cómo funciona Segretaria.me, déjame darte más información sobre las características y funciones que ofrece el servicio en cuestión.
Segretaria.me pertenece a B2YOU, empresa de telecomunicaciones fundada en 2001 y líder italiana en la venta online de números gratuitos y servicios telefónicos de valor añadido. Esta es la misma empresa que lanzó Numeroverde.it: el primer comercio electrónico italiano dedicado a los números gratuitos con más de 10.000 clientes y oficinas en Milán, París y Madrid. Más información aquí.
Como se ha comentado en los apartados iniciales de esta guía, Segretaria.me es un primer servicio de atención telefónica para autónomos y pequeñas empresas que te permite tener un sistema de secretariado eficiente y eficaz siempre a tu disposición con un funcionamiento 7/7 y 24/24h: de 09.00 a 19.00 horas con un equipo de secretarias trabajando a distancia y de 19.00 a 09.00 horas a través de un contestador automático que registra las llamadas recibidas.
La secretaria responde a los clientes y proveedores apoyando las necesidades organizativas del profesional y gestionando las llamadas de la mejor forma posible en base a ellas; por lo tanto, se encarga de fijar las citas gestionando agendas y calendarios de la mejor manera posible (es posible utilizar tanto el calendario de Segretaria.me como Google Calendar, y previa consulta con el servicio de atención al cliente es posible conectarse a enlaces externos y corregir el cita previa directamente en el sistema de gestión del cliente) y reenviar al profesional las llamadas deseadas por éste o consideradas urgentes.
La secretaría remota también realiza llamadas para concertar citas, eventos y reuniones (con posibilidad de decidir el contenido y cuándo iniciar la actividad, informar de contactos urgentes y solicitar el envío de un
SMS en caso de no respuesta). También es posible contactar con la secretaria por teléfono para ponerse en comunicación con las personas de su libreta de direcciones (puede importar fácilmente la libreta de direcciones de sus clientes) o con un número personalizado.
Todo se puede administrar y monitorear en tiempo real desde la Web y desde las aplicaciones, con notificaciones gratuitas en tiempo real por correo electrónico, SMS y aplicaciones para cada actividad realizada: de esta manera es posible estar alineado en todas las comunicaciones y administrar mejor todos sus propias actividades.
Si quieres probar lo que Segretaria.me es capaz de hacer, conéctate a la página de inicio del servicio y rellena el formulario que encontrarás en el centro para realizar una prueba telefónica en directo.
Precios de Segretaria.me
Segretaria.me ofrece planes aptos para todas las necesidades. Se trata de soluciones de prepago recargables que prevén la renovación y recarga automáticas, con el fin de garantizar que el servicio esté siempre activo y que no haya sorpresas en los gastos realizados. Otra cosa importante a destacar es que no hay penalizaciones de salida: un factor poco común en el escenario italiano.
Cada plan incluye crédito con una cantidad determinada de minutos de conversación para la secretaria y un número de VoIP nacional con prefijo de su elección (al que también puede desviar llamadas desde su número de teléfono fijo o móvil): una vez superado el umbral establecido por cada oferta, cambias al pago por uso, con precios variables según el plan elegido. A continuación encontrará las características de todos los planes en detalle.
- SMART (25 euros/mes) — 25 euros de crédito incluido con una tarifa de 0,99 euros/min y suscripción trimestral autorrenovable, hasta 25 minutos/mes incluidos, secretaria operativa 7/7 de 09.00 a 19.00, app Segretaria.me, panel de gestión, 1 número fijo, 1 agenda y 5 insights. Más información aquí.
- ABIERTO (75 euros/mes) — 75 euros de crédito incluido con una tarifa de 0,79 euros/min y suscripción mensual autorrenovable, hasta 95 minutos/mes incluidos, secretaria operativa 7/7 de 09.00 a 19.00, app Segretaria.me, panel de gestión, 1 número fijo, 2 agendas y 8 insights. Más información aquí.
- FULL (150 euros/mes) — 150 euros de crédito incluido con una tarifa de 0,59 euros/min y 10% de descuento en suscripción mensual o anual, hasta 254 minutos/mes incluidos, secretaría operativa 7/7 de 09:00 a 19:00, app Segretaria.me, panel de gestión, 1 número fijo, 5 agendas y 12 insights. Más información aquí.
Gracias al programa #PresentaSegretariame, también es posible obtener crédito gratis inscribiendo a otras personas en Segretaria.me. Para ser precisos, el presentador y el presentado reciben un crédito gratuito equivalente al 20% del paquete activado. Todos los números de IVA que ya sean clientes de Segretaria.me pueden aprovechar esta posibilidad: simplemente seleccione el elemento Recomendar a un amigo desde el panel de control.
Cómo usar Segretaria.me
Ahora que tiene claras las características y los precios del servicio, le diría que pase al lado práctico de este tutorial y veamos juntos cómo funciona Segretaria.me.
Lo primero que debe hacer, por supuesto, es activar su cuenta: puede hacerlo conectándose al sitio web oficial de Segretaria.me, haciendo clic en el botón de activación en la parte superior y siguiendo las instrucciones en pantalla. Se trata de elegir uno de los planes disponibles, especificando si eres una empresa, profesional/empresa unipersonal, asociación o particular y rellenando el siguiente formulario con los datos solicitados (ej. CIF, NIF, nombre y apellidos, dirección, etc).
Aquí también es posible elegir el prefijo del número de teléfono fijo VoIP que ofrece Segretaria.me e ingresar un código promocional para obtener descuentos en el plan adquirido. A continuación deberá elegir un método de pago seguro entre tarjeta y PayPal, aceptar las condiciones de uso del servicio y pulsar Continuar para completar el registro y la compra.
Una vez registrado, para acceder al panel de control de Segretaria.me, haga clic en el elemento Iniciar sesión en la parte superior del sitio o, alternativamente, conéctese directamente a esta página y luego ingrese el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en el correo electrónico de bienvenida.
La página de bienvenida del panel indica todas las acciones que se deben realizar para que el servicio sea funcional y también le permite descargar los manuales de usuario y el manual con los códigos para configurar el desvío de llamadas en su teléfono fijo (en teléfonos inteligentes, solo use la aplicación por Segretaria.me).
Si te lo estabas preguntando, las acciones a realizar son muy sencillas: en concreto, es necesario indicar lo que debe hacer la secretaria (como ya se ha comentado, entre sus funciones se encuentran la gestión de llamadas entrantes y salientes, el desvío de llamadas con gestión de contactos VIP y la concertación de citas).) y qué información debe conocer el secretario (es decir, se debe ingresar información o indicios sobre la actividad que realiza la empresa, la cual será informada a los clientes); por lo tanto, es necesario indicar si desea desviar las llamadas a uno o más contactos y elegir entre los modos de prioridad y respaldo.
En cuanto a esta última posibilidad, debes saber que normalmente el servicio se establece en prioridad: esto significa que la secretaria responde inmediatamente y reenvía solo si la transferencia ha sido configurada. Sin embargo, es posible agregar un número de teléfono de respaldo para recibir llamadas cuando el servicio no está activo y, si se desea, configurar este número como prioritario (para recibir llamadas en él y pasarlas a la secretaria solo si responder).
El número de respaldo puede ser fijo o móvil, pero no debe tener asociado un servicio de secretaría propio (de lo contrario, en caso de no contestar, las llamadas no se desviarán a la secretaría de Segretaria.me) y, evidentemente, no debe ser desviado al número combinado al servicio de Segretaria.me (ya que se crearía un bucle de llamadas telefónicas).
Aparte del número de respaldo, te recuerdo que Segretaria.me también incluye un servicio de contestador telefónico que se activa cuando el equipo de secretarias humanas no está activo (de 19.00 a 09.00): el servicio automático registra los mensajes de voz recibidos y los envía en en tiempo real a la casilla de correo insertada en el Home del panel de control. Los mensajes se guardan durante 6 meses y se pueden escuchar yendo a Detalles de llamadas en el panel.
Las llamadas, así como las citas y los contactos en la libreta de direcciones, son fácilmente accesibles desde la página de inicio de Segretaria.me, que también contiene el panel que le permite cambiar rápidamente entre el modo Prioritario y el de respaldo, para configurar un número de respaldo y un correo electrónico. dirección para recibir mensajes del contestador automático.
También en la página de inicio hay un resumen de las actividades de los últimos 7 días y un menú para configurar los días en los que el número que se le asignó será inaccesible.
En la sección Configuración (accesible desde el cómodo menú lateral o desde la pantalla de Bienvenida) es posible gestionar muchos aspectos de Segretaria.me. En Qué hacer, por ejemplo, es posible configurar la frase que debe pronunciar la secretaria al atender llamadas y personalizar el comportamiento en cuanto a desvío (nunca, siempre o solo VIP) y concertación de citas; también es posible configurar la respuesta para dar cuando no esté disponible. Incluso puede elegir si desea activar la música en espera en lugar de que suene.
En el campo dedicado a los datos personales a solicitar, es posible seleccionar los datos que deberá recabar la secretaria para la recogida de los datos personales del llamante (en todo caso se recogerán siempre nombre, apellidos y teléfono); el campo en profundidad de primer nivel, por otro lado, se relaciona con la información adicional que la secretaria deberá recopilar (por ejemplo, referencia del archivo, número de pedido, etc.) además de los datos personales. Esta información estará vinculada a la llamada única y no al registro de la persona que llama.
Usando el campo Más información, en cambio, es posible agregar información sobre el negocio de uno (por ejemplo, horarios de apertura, exámenes médicos que se solicitarán, etc.) que la secretaria debe conocer para responder mejor a las llamadas y organizar agendas. Para cada estudio en profundidad, se debe ingresar el tema y la descripción. Cabe señalar que el tiempo de lectura es una parte integral de la gestión de llamadas telefónicas y se cobra al costo del minuto del paquete adquirido.
Otros campos que se pueden encontrar en la página de «Configuración» son los relativos a las notificaciones (para configurar la dirección de correo electrónico en la que recibir las comunicaciones y el nombre a utilizar para el envío de SMS a las personas que llaman); al registro de empresas (en el que se ingresan los datos de la empresa); la organización de personas de contacto (para dar acceso al servicio de secretaría a otras personas, con posibilidad de regular permisos de acceso a apps, paneles y calendarios); a oficinas (en las que entrar en las oficinas de tu negocio) ya cierres por festivos nacionales (para elegir los festivos en los que no aceptar citas).
Además, señalo que accediendo a Mi cuenta es posible activar mensajes personalizados para el contestador automático y gestionarlos siempre desde la página «Configuración». El servicio cuesta 10 euros una vez y se pueden cambiar los mensajes cuando se desee.
Como puede ver, todo es muy intuitivo, y lo mismo ocurre con todas las demás secciones del panel. Por ejemplo, accediendo a Gestión Telefónica es posible monitorear en tiempo real todas las actividades realizadas por la secretaria, con el detalle de las llamadas recibidas y realizadas (contacto, referente, intervención, fecha, resultado y DNI), la posibilidad de filtrado de llamadas a varios parámetros y la opción de descargar el informe en formato Excel.
Al hacer clic en el elemento relacionado con una llamada, es posible ver los detalles y solicitar la intervención directa de la secretaria (aquí también están las opciones para marcar la actividad como urgente y solicitar el envío de un SMS personalizado después de tres contactos fallidos). intentos).
Yendo en cambio a la sección Detalles de llamadas, es posible visualizar el resumen del consumo de las llamadas que la secretaria ha gestionado durante el día o en un intervalo de tiempo personalizado.
Para la gestión de llamadas salientes, sin embargo, existe una sección especial del panel que le permite programar llamadas de la secretaria a contactos individuales o listas de personas, así como ver las actividades ya realizadas en detalle.
Para solicitar una nueva actividad (por lo tanto, una nueva llamada saliente), simplemente presione el botón correspondiente y complete el formulario que se abre con la descripción, datos de las personas a contactar (también es posible cargar un archivo XLS con los contactos), el día de gestión de la actividad, los datos de una posible persona de contacto y, si se desea, las opciones de pago para marcar la actividad como urgente (20 cént/intento) y enviar un SMS personalizado tras 3 intentos fallidos (20 cént/SMS).
La sección Gestión de citas es la que te permite visualizar el calendario con todas tus citas, fijar nuevas y solicitar el movimiento de las ya fijadas.
Es posible utilizar el calendario propietario de Segretaria.me o Google Calendar y gestionar agendas por referente (es posible crear un calendario para cada referente y permitir que este último visualice diferentes niveles) o por ubicación (para crear un calendario para cada recurso como, por ejemplo, sede, sala del consejo o sala de reuniones, poniéndose en contacto con la dirección servizioclienti@b2you.it). Tenga en cuenta que para activar el calendario debe seleccionar la opción Concertar citas en la organización de contactos y configurar la disponibilidad relativa y tipos de servicios.
Para configurar los servicios (operación muy importante, dado que para programar citas la secretaria necesitará saber qué servicios programar y la duración de los mismos), basta con ir al campo correspondiente en la página «Gestión de citas», haga clic en Agregar nuevo y complete el formulario que se abre con el nombre, la duración, el precio y las notas de rendimiento.
Otro apartado que «habla por sí solo» es el dedicado a Gestión de la libreta de direcciones, en el que podrás gestionar tu libreta de direcciones y añadir nuevos contactos. Para cada contacto es posible elegir si agregarlo al VIP (para desviar sus llamadas) oa su propia Lista Negra (para evitar que sus llamadas lleguen a la secretaria).
También cabe destacar la presencia de una opción para exportar la libreta de direcciones y así descargarla en un archivo en tu ordenador.
Por último, están las secciones Mi cuenta y Asistencia que, respectivamente, le permiten ver los detalles de su plan actual y comprar actualizaciones y paquetes adicionales (por ejemplo, llamadas de confirmación de cita, SMS de confirmación de cita, SMS de recordatorio de cita y mensajes de voz personalizados para secretaría) y abrir tickets para recibir apoyo en caso de necesidad.
También te recuerdo que Segretaria.me también se puede gestionar muy fácilmente desde la app disponible para Android e iOS: esta última tiene todas las funciones principales de la versión Web y además te permite configurar el desvío de llamadas a tu móvil en unos pocos grifos Realmente muy cómodo!
Para más información
Si necesitas más información sobre Segretaria.me y su funcionamiento, te invito a que «saltes» a la página oficial de preguntas frecuentes, donde podrás encontrar respuesta a todas las preguntas más frecuentes.
Si por el contrario necesitas ponerte en contacto directamente con el personal de Segretaria.me, puedes conectarte a esta página, donde hay un formulario para contactar con la oficina comercial y todos los números de teléfono y online para comunicarte con la empresa..
