Wombat
¿Alguna vez ha recibido una solicitud de firma urgente sin tener una PC a mano? ¿Sacó su teléfono inteligente de su bolsillo y se preguntó si por casualidad podría ayudarlo? Tener que firmar un documento electrónico es ahora una necesidad bastante común, y la respuesta es sí, también puedes hacerlo desde tu dispositivo móvil. ¿Cómo se dice? ¿Sigue dando vueltas a su teléfono inteligente entre sus dedos por temor a no tener las habilidades para firmar digitalmente un documento? Te lo aseguro de inmediato: no necesitas ser un mago de la computadora para hacer eso. Sin embargo, ciertamente es necesario conocer las aplicaciones y servicios más adecuados.
Tanto si el documento a firmar es un PDF, un Word DOCX o un archivo en otro formato, existen apps adecuadas para firmarlos. Sin impresión, firma, escaneo de documentos u otros trámites engorrosos: unos simples pasos serán suficientes para firmar cualquier tipo de documento directamente en su dispositivo.
Antes de empezar y ver juntos algunas de las mejores apps para firmar digitalmente, sin embargo, es bueno que sepas que no todas las firmas digitales tienen el mismo valor legal y no todas las aplicaciones aseguran la validez legal intrínseca de la firma. Por lo tanto, para evitar consecuencias desagradables, es necesario informarse bien sobre el tema. Sin embargo no te preocupes, ahora también aclararé este punto.
Información preliminar
Para evitar problemas en el futuro quiero ser claro en un punto: comprar un kit de firma digital a un proveedor autorizado es una cosa, insertar una firma simple escrita con el dedo o con un bolígrafo debajo de un documento PDF o Word es otra.
La firma simple insertada en la parte inferior de un documento con una aplicación de edición se llama firma electrónica y no tiene valor legal inherente. Esto significa que su legalidad debe ser evaluada, de vez en cuando y en diferentes circunstancias, por un juez.
La firma digital obtenida mediante la compra de un kit a un proveedor autorizado, por otro lado, asegura la autenticidad e integridad del documento firmado, garantizando validez legal en todas las circunstancias tanto en Italia como en Europa. En la práctica es como si usted estuviera firmando en presencia de un garante legal. Es muy importante el concepto de no repudio, que es la condición por la cual el autor de una firma no puede negar su autoría, garantizando así la validez del documento firmado. El término es bien conocido en el ámbito legal, en todos aquellos casos en los que se puede cuestionar la autenticidad de una firma. Ahora puedes comprender mejor la importancia de utilizar una aplicación cuya firma tenga plena validez legal.
Como se mencionó anteriormente, para obtener una firma electrónica con validez legal, se debe comprar un kit especial de un organismo de certificación autorizado, por ejemplo Aruba. La compra suele ser unas decenas de euros con el certificado de firma que tiene una duración de dos años. También puedes hacerlo directamente online autenticándote con SPID, a través de webcam, presencial o de otras formas proporcionadas por cada proveedor (normalmente solo pagas las que requieren la intervención de un operador humano).
Los kits de firma electrónica más “tradicionales” proporcionan el certificado de firma provisto en una tarjeta inteligente, para ser utilizado con un lector USB especial, generalmente solo desde una PC. Los sistemas de firma más modernos, en cambio, incluyen un certificado remoto que reside en la nube del organismo certificador, lo que permite firmar documentos incluso desde apps para smartphones y tablets, ya que para validar la firma no se pasa por un tarjeta inteligente, pero para que se genere un código OTP a través de una aplicación o un dispositivo dedicado.
Por lo anterior, si buscas apps para firmar digitalmente documentos a los que confieran valor jurídico intrínseco, necesitarás hacerte con un kit de firma digital remota que te permita firmar documentos vía OTP, sin necesidad de pasar por lectores de tarjetas inteligentes.. Si, por el contrario, no le interesa el valor jurídico intrínseco, puede escribir su firma a mano (o con un lápiz óptico) en un documento electrónico utilizando cualquier editor adecuado al efecto.
aplicación de firma digital gratuita
Habiendo hecho las premisas necesarias arriba, pasemos a la acción y veamos qué aplicaciones para firmar puede usar en su teléfono inteligente o tableta. Propondré unos dedicados a la firma electrónica simple y otros dedicados, en cambio, a la firma digital con valor jurídico intrínseco. ¡La decisión es tuya!
Adobe Rellenar y firmar (Android/iOS/iPadOS)
Una de las mejores apps para poner firma electrónica en documentos PDF (sin valor legal intrínseco) es Adobe Fill & Sign, disponible para Android (también en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS. Además de la función de firma electrónica, la aplicación ofrece la posibilidad de editar archivos PDF de varias formas.
Una vez que haya descargado la aplicación siguiendo el procedimiento clásico, deberá iniciarla y registrarse. Proceda luego haciendo clic en Crear una cuenta y complete el formulario que se le propone; alternativamente, puede optar por el acceso a través de la cuenta de Facebook, Google o Apple.
Una vez dentro de la app, haz clic en Seleccionar un formulario para rellenar y elige el documento que quieres firmar. Mira hacia la derecha. ¿Ves el ícono de la punta? Perfecto: pulsa sobre él y selecciona la opción Crear firma. Así que dibuje su firma con el dedo o con un lápiz óptico, toque Finalizar y ¡listo!
Para ver la firma directamente en el documento y moverla al lugar que prefieras, toca de nuevo el icono del bolígrafo. El documento firmado se guarda automáticamente y para enviarlo al destinatario solo hay que compartirlo mediante el botón correspondiente.
Aplicación de firma digital Aruba (Android / iOS / iPadOS)
Para obtener una firma con valor legal intrínseco, debe adquirir un certificado de firma de un organismo autorizado. Como se dijo ampliamente en los primeros compases de este tutorial, los kits físicos equipados con tarjetas inteligentes normalmente no se pueden usar en teléfonos inteligentes y tabletas. Por eso te recomiendo que utilices un kit de firma remota, como el que propone Aruba.
La firma digital Aruba le permite colocar varios formatos de firma (PAdEs , CAdES y XAdES) relacionados con diferentes tipos de documentos, como PDF, Word, Excel, XML y muchos otros.
El procedimiento a seguir es sencillo. Una vez que se haya comprado el kit de firma en el sitio web de Aruba, se debe activar y asociar con la aplicación Aruba OTP (disponible para Android y iOS/iPadOS), necesaria para generar códigos OTP para insertar la firma digital en los documentos. Más información aquí.
Una vez hecho esto, puedes descargar la app Aruba Signature (también disponible en Android y iOS/iPadOS), que es la que te permite firmar cualquier tipo de archivo directamente desde tu smartphone o tablet.
Cuando haya instalado e iniciado la aplicación Aruba Digital Signature, vaya a su Configuración e ingrese el nombre de usuario que utilizó para activar su Firma digital remota en el campo Nombre de usuario/IDLogin. Luego, todo lo que tiene que hacer es acceder a la sección Para firmar de la aplicación y presionar el botón (+) para seleccionar los archivos a firmar.
Al hacer clic en la opción Firma, puede indicar el tipo de firma a aplicar (CAdES, PAdES, XAdES, etc.) y, si lo considera necesario, configurar una solicitud de sello de tiempo (más información aquí). Ingrese la contraseña que ha establecido para su cuenta de firma digital y presione Continuar y luego ingrese el código OTP generado por la aplicación Aruba OTP.
También puede verificar la validez de un documento ya firmado yendo a la sección correspondiente de la aplicación. Luego acceda a la sección A verificar y seleccione el archivo a verificar. Automáticamente se mostrará información sobre la validez de la firma, la fiabilidad del certificado y su validez legal.
Aplicación de firma digital Poste (Windows / macOS / Linux)
Antes que nada, una aclaración: el servicio de firma digital que estoy a punto de presentarles, a saber, la Firma Digital Remota de Poste Italiane, no ofrece una aplicación para dispositivos móviles, sino solo un software de computadora, compatible solo con Windows, macOS y Linux. De todos modos quiero hablarte de él de todos modos porque es uno de los más populares.
Para usar la aplicación de firma digital Poste, debe comprar el kit de firma y activarlo como se explica en mi tutorial dedicado al tema.
Cuando tu firma digital esté activa, ¡descarga la aplicación FirmaOK!con el que podrás firmar digitalmente los documentos de tu interés. Este último está disponible en esta página. El procedimiento de instalación es bastante sencillo. Si, por ejemplo, usas Windows, tendrás que iniciar el archivo.exe resultante, presionar Sí , Siguiente, marcar la casilla Acepto las condiciones de la licencia y presionar Siguiente tres veces seguidas, Instalar y Finalizar.
Cuando se complete la instalación, para firmar un documento, inicie FirmaOK!, haga clic en la opción Firmar y seleccione el archivo a firmar. Haga clic, por lo tanto, en Firma remota y luego toque el botón Continuar, ingresando las credenciales asociadas con su PosteID.
En este punto deberá introducir el PIN asociado a su firma digital en el campo Introduzca el PIN, seleccionando el tipo de firma mediante el correspondiente menú desplegable (ej. sobre criptográfico P7M). No olvide poner el tilde junto a Declaro que he leído el documento, firmar su contenido y estar al tanto de la validez de la firma según la ley.
Estamos casi alli. Ahora solo debes ingresar el código OTP que te fue enviado vía SMS en el campo OTP y presionar OK y Listo respectivamente. Como puede ver, su documento se firma en muy poco tiempo.
También te informo que con FirmaOK!puede verificar la firma digital de un documento usando la opción Verificar apropiada.
Otras apps para firmar digitalmente
Las aplicaciones de las que te hablé no son las únicas que puedes usar para firmar digitalmente tus documentos desde el móvil. Otras excelentes aplicaciones (que no otorgan un valor legal intrínseco a los documentos) que puede usar son las siguientes.
- DocuSign (Android / iOS / iPadOS): aplicación gratuita y muy fácil de usar que le permite firmar PDF, Word, Excel y muchos otros. Simplemente seleccione el documento a firmar, haga clic en la opción Firma, en la parte inferior derecha, y vuelva a colocar la firma.
- Signeasy (Android / iOS / iPadOS): una de las alternativas más interesantes a DocuSign. Una vez que la aplicación esté abierta, simplemente presione el ícono (+) para cargar el documento a firmar y luego haga clic en Comenzar a firmar, para ingresar la firma.
- iLovePDF (Android / iOS / iPadOS): aplicación gratuita que le permite realizar varias operaciones en archivos PDF, incluida la inserción de una firma electrónica (está basada en la nube, tenga esto en cuenta por el tema de la privacidad). Para usarlo, basta con hacer clic en Seleccionar PDF y elegir el documento a firmar, luego escribir el nombre y seleccionar una firma entre las generadas automáticamente por la aplicación; alternativamente, es posible dibujar la firma a mano alzada presionando el icono correspondiente.
