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Herramientas para trabajo inteligente y trabajo remoto: Bitrix24

¿Eres propietario de una empresa y te gustaría conocer algunas soluciones para fomentar el trabajo inteligente? ¿Le gustaría contar con una plataforma en línea que ofrece herramientas para la comunicación y colaboración remota y para la gestión de tareas y proyectos? Si la respuesta a al menos una de estas preguntas es sí pero aún no ha encontrado una solución adecuada para el propósito, entonces le recomiendo que pruebe Bitrix24.

Es una plataforma online, también disponible como aplicación para ordenadores y dispositivos móviles, para gestionar todos los aspectos del trabajo de la empresa. Además de un CRM (acrónimo de «Customer Relationship Management», es decir, «Customer Relationship Management») para gestionar las relaciones con los clientes y que permite la automatización de las ventas, ofrece numerosas herramientas para el trabajo remoto: desde herramientas para la gestión de encargos y proyectos desde herramientas para compartir documentos y planificación del trabajo, hasta interesantes opciones dedicadas a la comunicación con los empleados y la gestión de recursos humanos.

Si te he intrigado y te gustaría saber más sobre las herramientas de Bitrix24 para el trabajo inteligente y el trabajo remoto, no nos detengamos más y lleguemos al corazón de esta guía. Ponte cómodo, tómate tu tiempo y déjame explicarte todo lo que hay que saber sobre el tema. Al leer los siguientes párrafos, tendrá una descripción completa de las principales herramientas de Bitrix24 y las funciones relacionadas y, sobre todo, podrá dar sus primeros pasos dentro de esta plataforma. ¡Feliz lectura y buen trabajo!

Cómo empezar

Precios Bitrix24

Para comenzar a utilizar las herramientas de Bitrix24 dedicadas al trabajo inteligente y al trabajo remoto, debe crear una nueva cuenta eligiendo uno de los planes disponibles según sus necesidades.

En primer lugar, te alegrará saber que puedes usar Bitrix24 de forma gratuita activando el plan Free, que permite el acceso a un número ilimitado de usuarios, ofrece 5 GB de espacio de almacenamiento en la nube e incluye algunas herramientas básicas de colaboración y comunicación. asignación y gestión de proyectos, CRM, gestión de recursos humanos y mucho más.

Además del plan gratuito, también están disponibles planes de suscripción que le permiten aumentar el espacio de almacenamiento en la nube a su disposición, utilizar herramientas avanzadas (incluida la posibilidad de crear una tienda en línea) y, en caso de necesidad, obtener asistencia profesional. por el personal de Bitrix24.

  • Plan básico: tiene todas las herramientas del plan gratuito pero con funciones avanzadas. Además, permite la creación de una tienda online para la venta de sus productos, ofrece un espacio de almacenamiento en la nube de 24 GB y permite el acceso a un número máximo de 5 usuarios. Cuesta 61 euros/mes con facturación mensual o trimestral o 49 euros/mes con facturación anual.
  • Plan Estándar – además de las herramientas que también ofrece el plan Básico, cuenta con herramientas avanzadas para la gestión de marketing y para la creación de documentos en línea, con posibilidad de edición colaborativa. El espacio de almacenamiento es de 100 GB y se permite el acceso de hasta 50 usuarios. Cuesta 124 euros/mes con facturación mensual o trimestral o 99 euros/mes con facturación anual.
  • Plan Profesional: el espacio de almacenamiento es de 1 TB y se permite el acceso de hasta 100 usuarios. En cuanto a las características adicionales en comparación con el plan Estándar, incluye herramientas avanzadas relacionadas con la automatización de marketing, la inteligencia de ventas, la gestión de ventas y los recursos humanos. Cuesta 249 euros/mes con facturación mensual o trimestral o 199 euros/mes con facturación anual. Se puede probar gratis durante 15 días.
  • Enterprise Plan: es el plan más avanzado de Bitrix24 que le permite tener una base de datos y un servidor de aplicaciones dedicados, cifrado de datos, balanceo de carga dinámico y datos alojados en dos centros de datos diferentes, dedicados y distribuidos geográficamente. También permite personalizar el número de accesos (desde 250 hasta 10.000 usuarios) y el espacio de almacenamiento (desde 3 TB hasta 100 TB). El coste es a partir de 499 euros/mes con facturación mensual o trimestral o 399 euros/mes con facturación anual.

Para más información sobre precios y conocer todas las herramientas disponibles para cada plan, puedes consultar la tabla comparativa con todas las opciones disponibles en la web de Bitrix24. Además, señalo que también existe una versión local de Bitrix24 que puede alojarse en un servidor web remoto de su elección o distribuirse a través de una red local.

Ahora que tiene claro los planes disponibles en Bitrix24 y las diferencias relativas, diría que vayamos al corazón de este tutorial y, antes que nada, veamos juntos cómo crear una nueva cuenta.

Para continuar, haga clic aquí, ingrese su dirección de correo electrónico en el campo correspondiente y haga clic en el botón Registrarse gratis. Tenga en cuenta que también puede iniciar sesión con su cuenta de Facebook, Google, Twitter, Apple y Microsoft.

Registro en Bitrix24

Una vez hecho esto, acceda a su casilla de correo electrónico, localice el correo electrónico enviado por Bitrix24 y haga clic en el botón Confirmar su correo electrónico que contiene, para verificar su identidad y confirmar su dirección de correo electrónico. En este punto, en la nueva página abierta, presione el elemento Ir para acceder a su oficina virtual en Bitrix24 y comience a personalizarla como prefiera.

En la pantalla Seleccione los elementos más utilizados en su Bitrix24, si lo desea, indique qué herramienta pretende utilizar con más frecuencia en Bitrix24 entre CRM, Tareas y proyectos, Colaboración y Sitios. Al hacer clic en el ícono del lápiz, en la parte superior izquierda, puede agregar el nombre de su empresa y personalizar la URL de la oficina (una vez ingresada, ya no es posible cambiarla).

Una vez hecho esto, al hacer clic nuevamente en el ícono del lápiz (ahora se muestra junto al nombre de la empresa), puede acceder a la sección Configuración general desde donde puede agregar más datos y personalizar aún más su oficina virtual.

En cualquier momento, seleccionando la opción Actualizar, en la parte superior derecha, y presionando el botón Comprar del menú abierto, puede activar uno de los planes de suscripción de Bitrix24. Al hacer clic en una de las opciones disponibles en los cuadros Cliente de escritorio y Aplicación móvil, puede descargar Bitrix24 en su computadora, teléfono inteligente y tableta.

Debes saber, en efecto, que además de poder acceder al servicio y utilizar todas las herramientas disponibles cómodamente desde el navegador, también está disponible el cliente de escritorio Bitrix24 para Windows y macOS (que puedes descargar gratis también conectándote a esta página) y la aplicación para smartphone y tablet, descargable tanto en dispositivos Android como iPhone/iPad.

Herramientas de trabajo inteligente y trabajo remoto de Bitrix24

Bitrix24 es una plataforma todo en uno para administrar todos los aspectos del trabajo corporativo que también tiene herramientas para fomentar el trabajo inteligente: además de un CRM completo con embudo de ventas, automatización y herramientas para análisis e informes, tiene herramientas para administrar asignaciones y grupos de trabajo., para la colaboración y la comunicación remota y el intercambio de documentos y calendarios. Encuentre todo explicado en detalle justo debajo.

CRM

CRM

El CRM de Bitrix24 es sin duda uno de los puntos fuertes de esta plataforma. Se completa con un embudo de ventas (es decir, el proceso que lleva al consumidor desde el descubrimiento del producto hasta la compra), con herramientas que le permiten generar, administrar y convertir automáticamente los clientes potenciales en clientes y analizar los procesos de ventas en detalle.

Además, se integra perfectamente con el generador de sitios web y tiendas en línea de Bitrix24, lo que le permite crear fácilmente (se basa en un sistema de bloques) herramientas para la comunicación y el servicio al cliente (chat en vivo, módulo de devolución de llamadas, módulo de comentarios, etc.).

Para acceder al CRM de Bitrix24, haga clic en el botón ☰, en la parte superior izquierda, seleccione la opción CRM del menú abierto y, en la nueva pantalla que se muestra, haga clic en el botón Inicio, para iniciar una visita guiada útil para comprender cómo para moverse mejor en esta sección.

Para crear una nueva oferta, haga clic en el botón Crear y, en la pantalla Información de la oferta, ingrese todos los datos requeridos relacionados con la oferta en cuestión. Alternativamente, también puede crear una nueva oferta seleccionando la opción Oferta rápida.

Una vez hecho esto, en la pantalla relativa a la oferta recién añadida, puede gestionar todas las actividades relacionadas con esta última utilizando las casillas de la derecha: por ejemplo, puede añadir un comentario (Comentario), programar una llamada (Llamada), enviar un correo electrónico (Correo electrónico), agregar y administrar tareas (Asignación) y mucho más.

Además, al seleccionar las pestañas ubicadas en el menú superior, también puede agregar productos, cotizaciones y facturas, ver dependencias e historial y administrar las aplicaciones disponibles en el CRM. Sin embargo, al acceder a la sección Automatización, puede crear reglas de automatización útiles para simplificar el proceso de gestión de clientes y ayudar a los empleados a seguir el algoritmo principal.

CRM

En la pantalla principal de CRM, puede ver todas las ofertas que ha agregado, eligiendo el tipo de visualización que prefiera: Kanban es útil para mover ofertas en las distintas etapas del embudo; Lista es la solución ideal para realizar una estimación de ventas y ofertas y Calendario que permite tener una visión cronológica de las ofertas.

La vista Kanban es la activa por defecto y que, como comentaba anteriormente, también permite añadir rápidamente nuevas ofertas. Además, te permite ver todas las fases del embudo con la posibilidad de añadir nuevas fases también, deteniéndote con el puntero del ratón sobre el nombre de una fase ya presente y pulsando el botón +.

Desde esta pantalla también puede configurar los canales de contacto haciendo clic en la casilla Contact Center en la primera columna de las ofertas y seleccionando el canal de su interés (Correo, Chat en vivo, WhatsApp, Telegram, Telefonía, etc.).

Independientemente del tipo de vista que haya elegido activar, puede acceder a otras secciones del CRM haciendo clic en una de las opciones ubicadas en el menú superior: Inventario para agregar nuevos productos y administrar el inventario; Clientes para agregar nuevos contactos y empresas y administrar el Contact Center; Ventas para crear y ver facturas y cotizaciones y Análisis para aprovechar interesantes herramientas de análisis, que le permiten ver gráficos, estadísticas e informes relacionados con los embudos de ventas y el ROI publicitario, obtener informes sobre el desempeño de los empleados y mucho más.

Será útil saber que todos los datos relativos a ofertas, presupuestos, facturas, empresas, contactos, etc. también son visibles a través de la aplicación Bitrix24 para teléfonos inteligentes y tabletas, presionando el elemento Menú y accediendo a la sección CRM. Sin embargo, tenga en cuenta que al usar la aplicación en cuestión no es posible agregar nuevos datos.

Para obtener más información sobre Bitrix24 CRM, puede leer mi revisión completa del servicio o conectarse a la página dedicada del sitio web de Bitrix24.

Herramientas para la gestión de encargos y proyectos

Bitrix24

Bitrix24 cuenta con numerosas herramientas para la gestión de tareas y proyectos que te permiten crear y gestionar grupos de trabajo, asignar roles y tareas a los empleados, gestionar plazos y mucho más.

Para crear y asignar una sola tarea, acceda a la sección Tareas y proyectos presionando en el elemento apropiado ubicado en la barra lateral de la izquierda (si no lo ve, presione el botón ☰ en la parte superior izquierda) y haga clic en Nueva tarea botón Luego, asigne un nombre al trabajo en el campo Cosas que hacer, también ingrese una descripción del trabajo a realizar en el campo proporcionado y, si lo desea, también puede agregar imágenes, adjuntar documentos y crear una lista de verificación.

Una vez hecho esto, especifique la fecha de vencimiento de la asignación e indique el responsable de la misma, haciendo clic en la opción Agregar más relacionada con el elemento Administrador. De la misma manera, también puede agregar cualquier participante y observador. Finalmente, haga clic en el botón Agregar tarea para crear y asignar la tarea en cuestión.

Si, por el contrario, desea crear un nuevo proyecto, seleccione la pestaña Proyectos en el menú ubicado en la parte superior, haga clic en el botón Nuevo proyecto y, en la nueva pantalla que se muestra, elija la opción de su interés entre Proyecto, para crear un nuevo proyecto y utilizar herramientas avanzadas para su gestión como una lista de tareas, Diagrama gigante y calendario, o Grupo de trabajo, para organizar un grupo a través del cual discutir e intercambiar ideas, planificar reuniones y archivar documentos.

Proyectos Bitrix24

Independientemente de la elección realizada, ingrese el nombre del proyecto o grupo y cualquier descripción en los campos apropiados, elija el tema visual y el icono para asociar con el proyecto/grupo y presione el botón Siguiente. A continuación, establece el nivel de privacidad (establece quién puede participar y visualiza los detalles del equipo) que prefieras entre Público, Privado y Secreto e invita a los demás usuarios que quieras incluir en el proyecto en cuestión.

En la pantalla Proyectos, tiene una descripción completa de todos los proyectos y grupos de trabajo que ha creado y de los que forma parte. Haciendo clic en el proyecto de su interés de los disponibles, puede acceder a la pantalla relativa al proyecto individual y crear nuevas tareas para todo el grupo de trabajo o para ser asignadas a empleados individuales.

También puede enviar mensajes al grupo y crear encuestas seleccionando la pestaña Feed, cargar archivos y documentos a través de la opción Unidades y agregar eventos y administrar el calendario presionando el elemento Calendario. Además, también podrás iniciar chats y videollamadas, tanto individuales como grupales.

Accediendo de nuevo a la sección Tareas, tienes una visión completa de todas las tareas que te han sido encomendadas y que has creado, con la posibilidad de configurar la vista que prefieras seleccionando una de las opciones disponibles entre Lista, Plazo, Planificador, Calendario y Gantt.

Seleccionando, por otro lado, la pestaña Eficiencia, puedes consultar algunas estadísticas relativas a las tareas realizadas, la eficiencia diaria y otros datos útiles que te permiten llevar un control de todas las tareas asignadas y evaluar cuántas de ellas se han completado. dentro de los tiempos preestablecidos.

Si te preguntas si es posible hacer todo esto desde smartphones y tablets, debes saber que accediendo a la sección Tareas de la app de Bitrix24, puedes visualizar y gestionar tanto tareas como proyectos. Además, también puedes crear otros nuevos pulsando el botón +, en la parte inferior derecha.

Para obtener más información sobre el tema, puede consultar mi guía dedicada a las herramientas para la gestión de tareas y proyectos de Bitrix24 o conectarse directamente al sitio del servicio.

Herramientas de comunicación y colaboración.

Tareas de Bitrix24

Como has leído en las líneas anteriores de esta guía, accediendo a la sección Tareas y proyectos de Bitrix24 también es posible crear grupos de trabajo y utilizar distintas herramientas de comunicación y colaboración.

Asimismo, accediendo a la sección Colaboración, pulsando sobre el elemento correspondiente situado en la barra lateral de la izquierda, y seleccionando la opción Grupos de trabajo, podrás visualizar todos los proyectos y grupos de trabajo creados y de los que formas parte, con posibilidad de comunicarte con otros miembros del grupo, asignar tareas, intercambiar documentos y crear eventos de calendario.

Procediendo siempre desde la sección Colaboración y seleccionando el elemento Feed, por otro lado, tienes la posibilidad de visualizar todas las actividades de la oficina, incluidas las de proyectos individuales y grupos de trabajo. Desde aquí, también puede publicar nuevos mensajes, crear encuestas y eventos, publicar anuncios y mensajes de reconocimiento, compartir archivos y crear flujos de trabajo.

Además de poder publicar nuevos contenidos, puedes interactuar con las actividades ya publicadas a través de comentarios y/o expresando tu agradecimiento. Además, al hacer clic en el nombre de cada usuario, puede ver sus detalles, tareas, horas de trabajo y calendario.

En este sentido, me gustaría señalar que accediendo a las secciones de Colaboración y Calendario y seleccionando la pestaña Mi Calendario, podrás visualizar tu calendario personal con todos los eventos añadidos. Además, al hacer clic en el botón Sincronizar calendario, tiene la posibilidad de conectar y sincronizar cualquier calendario creado con otros servicios (Calendario de Google, Calendario de iCloud y Calendario de Outlook) y realizar un seguimiento de sus eventos y reuniones directamente en el calendario de Bitrix24.

Al presionar, por otro lado, en el elemento Calendario corporativo, puede tener una visión general de los eventos de sus colegas con la posibilidad de ver el calendario de un empleado específico haciendo clic en el botón Calendarios y dejando la marca de verificación junto a solo la persona de su interés.

Calendario Bitrix24

En la sección de Colaboración de Bitrix24 también hay otras herramientas dedicadas a la comunicación y el trabajo en equipo.

  • Chat y llamadas: desde aquí podrás visualizar todas las conversaciones disponibles, incluidas las relativas a grupos y proyectos de trabajo. Además, es posible crear nuevos chats personales, privados y públicos y organizar videoconferencias HD de hasta 48 participantes y sin límite de tiempo.
  • Documentos: le permite crear nuevos documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones para compartir con sus colegas. Además, también puede cargar un documento desde su computadora.
  • Bitrix24.Drive: es la sección en la que se recopilan y organizan todos los documentos subidos, tanto los subidos personalmente (Mi unidad) como los compartidos por otros usuarios (unidad Empresa).
  • Webmail: le permite configurar su dirección de correo electrónico y recibir, leer y enviar nuevos correos electrónicos directamente desde Bitrix24.

Las secciones dedicadas a chat y llamadas, colaboración, calendarios y almacenamiento de documentos también están disponibles a través de la aplicación Bitrix24 para teléfonos inteligentes y tabletas. Más información aquí.

Herramientas de gestión de recursos humanos.

Recursos humanos Bitrix24

Bitrix24 también ofrece herramientas útiles para la gestión de recursos humanos, que permiten no solo crear el organigrama de su empresa y asignar a cada empleado a un departamento específico, sino también administrar y controlar las horas de trabajo de los empleados (con la posibilidad de sellar virtualmente).), planificar turnos de trabajo y automatizar procesos.

Para crear la estructura de su empresa, seleccione la opción Empresa ubicada en la barra lateral izquierda y, en la pestaña Estructura de la empresa, personalice los departamentos ya presentes haciendo clic en el icono de lápiz relativo (también puede eliminarlos haciendo clic en la X) y agregue nuevos haciendo clic en el botón Agregar Departamento.

Al seleccionar la opción Empleados ubicada en el menú superior y hacer clic en el botón Invitar empleados, puede invitar a otros usuarios a través de uno de los métodos de invitación disponibles (por ejemplo, a través de un enlace directo, correo electrónico o número de teléfono) o agregar nuevos empleados manualmente. En esta pantalla, cuando esté disponible, puede ver la lista completa de todos los empleados y, al hacer clic en su nombre, también acceder al perfil relevante en el que puede encontrar las horas de trabajo, las asignaciones, el calendario de actividades y otra información útil.

Cuando todo el equipo está presente en Bitrix24, puede completar la creación de la estructura de su empresa asignando a cada empleado a su respectivo departamento. Si lo desea, también puede indicar un supervisor de departamento, ya sea al crear un nuevo departamento o arrastrando al empleado individual a la parte superior del cuadro relacionado con el departamento específico.

Procediendo siempre desde la sección Empresa y seleccionando la opción Horarios e Informes, podrá visualizar el horario de trabajo de cada empleado, organizar nuevas reuniones, consultar el gráfico de ausencias, gestionar los permisos de acceso y visualizar el informe de empleo.

Además, al seleccionar la pestaña Videoconferencias, puede ver la lista de todas las videoconferencias organizadas, crear nuevas e iniciar las ya programadas, mientras que desde la sección Base de conocimiento puede crear artículos, listas y cualquier otro tipo de contenido útil para compartir. tus conocimientos con tu grupo de trabajo.

Como mencioné anteriormente, Bitrix24 también tiene un sistema de automatización de recursos humanos que le permite automatizar procesos, como la solicitud de vacaciones y el informe de gastos. En particular, con RPA (Robotic Process Automation) es posible elegir, configurar y personalizar algoritmos predefinidos que permiten la ejecución automática de operaciones, como la aprobación de documentos o el pago de facturas.

Puede crear un nuevo flujo de trabajo haciendo clic en el elemento Automatización ubicado en la barra lateral izquierda y seleccionando la pestaña Automatización robótica de procesos (RPA). Presione, luego, en el elemento Nuevo flujo de trabajo, ingrese el nombre en el campo apropiado y, en las secciones Iniciar flujo de trabajo y Permisos de acceso, especifique los usuarios autorizados para iniciar el flujo de trabajo y modificarlo.

Automatización Bitrix24

Una vez hecho esto, en la sección Campos a rellenar al inicio, introduzca todos los campos que el usuario deberá rellenar seleccionando la opción Crear campo y seleccionando el tipo de campo a añadir (ej. Lista, Dirección, Enlace, Archivo, Fecha/hora, Cadena, Sí/No, etc.). Para cada campo agregado, especifique el texto que se mostrará en la pantalla en el campo Nombre del campo e indique si es un dato obligatorio marcando la casilla correspondiente.

Luego haga clic en el botón Guardar y repita el procedimiento para todos los demás campos que desee incluir en el flujo de trabajo. Finalmente, elija una imagen para asociarla con el flujo de trabajo de las que se enumeran en la sección Imagen de flujo de trabajo y haga clic en el botón Guardar.

En este punto, puede agregar, modificar y eliminar las etapas de aprobación y, para cada etapa, agregar una asignación, es decir, las acciones que cada gerente puede realizar durante la etapa de aprobación, seleccionando una de las plantillas disponibles de Aprobar o Rechazar, Solicitar información, Revisar información y Pasar a fase. Para cada tarea que agregue, deberá especificar su nombre, quién es el responsable y adónde se moverá la tarea completada.

Finalmente, para cada flujo de trabajo creado, al hacer clic en el botón Reglas de automatización, puede agregar reglas adicionales, tanto para los administradores de tareas como para otros empleados.

Para obtener más información sobre la gestión de recursos humanos y las herramientas de automatización de recursos humanos, puede consultar el sitio web de Bitrix24.

Para más información

Bitrix24

Si desea saber más sobre las herramientas de Bitrix24 para el trabajo inteligente y el trabajo remoto, le sugiero que consulte el sitio web oficial del servicio donde encontrará una descripción completa de todas las herramientas disponibles y sus funciones.

Además, accediendo al blog de Bitrix24, también podrás encontrar guías y videotutoriales que te permitirán dar tus primeros pasos dentro de esta plataforma.

Al acceder a la sección Soporte, por otro lado, puede leer las respuestas a las preguntas más frecuentes de los usuarios, estar siempre actualizado sobre las novedades de Bitrix24 y, en caso de tener más dudas, contactar directamente al personal de servicio.

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Escrito por Wombat

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