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Cómo hacer menús desplegables en Excel

¿Necesita crear un documento de Excel muy bien organizado, en el que pueda interactuar con los elementos de las celdas, a través de las listas y menús desplegables apropiados? Bueno, parece que necesita la función de lista de Excel. ¿De qué se trata? Justo lo que mencioné, esa es una función que te permite agrupar ciertas celdas en listas separadas y crear menús desplegables con los elementos y valores presentes en la hoja de cálculo.

Si quieres saber más, tómate cinco minutos de tiempo libre y descubre cómo hacer menús desplegables en Excel, siguiendo las instrucciones que te voy a dar. Te aseguro que esta es una operación muy sencilla de realizar, no necesitas ser un experto en Excel para realizarla.

Apuesto a que no puedes esperar para comenzar a leer todos los pasos a seguir para alcanzar tu meta, ¿verdad? Así que no perdamos más tiempo y manos a la obra de inmediato: solo tienes que ponerte cómodo y prestar atención a todas las operaciones que te describiré. Habiendo dicho eso, ¡solo tengo que desearles buena lectura y buen trabajo!

Cómo hacer menús desplegables con Excel

Los menús desplegables de Excel pueden contener valores definidos directamente por el usuario (por lo tanto, palabras, frases o cifras presentes exclusivamente dentro de los menús) o pueden crearse a partir de valores ya presentes en la hoja de cálculo. Encuentra todos los detalles en los siguientes capítulos.

Microsoft Excel (Windows/macOS)

Cómo hacer menús desplegables con Excel

Comencemos con Microsoft Excel para Windows y macOS. Para crear un menú desplegable utilizando valores definidos directamente por usted, seleccione la celda (o celdas) en la que insertar el menú, vaya a la pestaña Datos de Excel, que se encuentra en la parte superior, y haga clic en Validar datos botón

En la pantalla que se abre, seleccione el elemento Lista del menú Permitir y escriba, en el campo Texto de origen, todos los valores que desea que aparezcan en el menú desplegable, separándolos con un punto y coma. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar y eso es todo.

Cómo hacer menús desplegables con Excel

En este punto, seleccione una de las celdas en las que ha ingresado a su menú desplegable y haga clic en el ícono ▼, ubicado al lado. Si has seguido al pie de la letra las operaciones que te he indicado, se te mostrará un recuadro, a través del cual podrás seleccionar uno de los valores que hayas definido. Conveniente, ¿verdad?

Si, por el contrario, su intención es hacer un menú desplegable con Excel utilizando los valores ya presentes en la hoja de cálculo, la operación a realizar es similar a la descrita anteriormente. Primero, seleccione con el mouse las celdas que contienen los valores a insertar en el menú desplegable (los valores deben estar contenidos en la misma columna o en la misma fila y no debe haber interrupciones entre ellos), vaya a la pestaña Fórmulas botón Definir nombre.

En la pantalla que se le muestra, escriba el nombre que desea asignar al grupo de valores seleccionado, sin insertar ningún espacio, y luego haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.

Cómo hacer menús desplegables con Excel

En este punto, seleccione la celda (o celdas) en la que desea insertar su menú desplegable, vaya a la pestaña Datos de Excel, en la parte superior, y haga clic en el botón Validar datos.

En la nueva pantalla que ve, seleccione el elemento Lista, usando el menú Permitir, y luego escriba el símbolo = en el campo Fuente, seguido del nombre del grupo de datos que creó anteriormente (por ejemplo, si llamó al grupo de valores «Grupo «tienes que escribir = grupo). En este punto, todo lo que tiene que hacer es presionar el botón OK para confirmar las operaciones que ha realizado.

Cómo hacer menús desplegables con Excel

¡Muy bien!¡Acaba de crear un nuevo menú desplegable a partir de los valores ya presentes en la hoja de cálculo!Para verlos, seleccione una de las celdas en las que ha insertado su menú desplegable y haga clic en el icono ▼ al lado: de esta manera puede elegir uno de los valores del cuadro que se le mostrará.

Otra cosa importante que debe saber es que los valores en el menú desplegable se actualizarán en tiempo real. Esto significa que si cambia alguno de los valores de la lista de la hoja de cálculo en la que creó el menú desplegable, los cambios también se realizarán automáticamente en el menú.

Excel en línea

Menú desplegable de Excel en línea

Si desea crear un menú desplegable en Excel a través de su versión en línea gratuita, inicie sesión a través de su cuenta de Microsoft y abra la hoja de cálculo en la que necesita trabajar.

Una vez hecho esto, seleccione la celda (o rango) donde desea que se vea el menú desplegable y haga clic en la pestaña Datos. En este punto, haga clic en el botón Validar datos y, en la pantalla que se le muestra, haga clic en el elemento Lista en el menú Permitir.

Ahora, en el campo Fuente, escribe los valores que debe contener el menú desplegable, separándolos con una coma. Si, por el contrario, desea que el menú muestre datos ya presentes en un rango del documento, seleccione las celdas de este último. Asegúrese también de que el cuadro Lista desplegable de la celda esté marcado.

Si ha configurado correctamente la validación de datos de acuerdo con las instrucciones que proporcioné en las líneas anteriores, presione el botón Aplicar / Aplicar y luego seleccione la celda en la que creó el menú desplegable: un icono ▼ está disponible junto a la celda y, haciendo clic en él, puede ver la lista completa.

Cómo hacer una lista con Excel

Ahora veamos cómo crear un menú desplegable para filtrar y organizar los valores presentes en la hoja de cálculo. En los próximos capítulos explicaré cómo hacer esto en el cliente de escritorio de Excel, la versión web y la aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas.

Microsoft Excel (Windows/macOS)

Cómo hacer menús desplegables en Excel

Si quieres aprender a hacer una lista con Excel, todo lo que tienes que hacer es abrir el documento en el que quieres insertar tus listas, hacer clic en el botón Formatear como tabla en la pestaña Inicio de Excel, en la parte superior, y elegir el estilo que prefieras del menú que ves.

En este punto, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse, seleccione todas las celdas que desea incluir en su lista y haga clic en el botón Aceptar para confirmar. Si también resaltó los títulos de las columnas, coloque la marca de verificación junto al elemento Tabla con encabezados.

¡Hecho!Acabas de obtener una lista donde puedes organizar los valores de las celdas a través de menús desplegables especiales. De hecho, al hacer clic en los íconos ▼ ubicados en las celdas relacionadas con los encabezados de las columnas, puede ordenar los valores en orden alfabético, aplicar filtros basados ​​en parámetros personalizados, activar o desactivar la visualización de ciertos valores y mucho más..

Cómo hacer menús desplegables en Excel

Si quieres, puedes cambiar el estilo de tu tabla seleccionando una de las celdas que forman parte de ella y eligiendo el estilo deseado desde el menú Inicio > Formatear como tabla.

Finalmente, si desea cancelar la creación de la tabla, puede hacer clic en el botón Cancelar en Excel (el icono de la flecha que apunta hacia la izquierda, que se encuentra justo arriba a la izquierda, en la barra de título del programa), o puede seleccionar todas las celdas que forman parte de él, ir a la pestaña Diseño, en la parte superior, y hacer clic en el botón Convertir a rango.

Tenga en cuenta que también puede obtener el mismo resultado utilizando la función Filtros de Excel: seleccione la celda del encabezado de la columna, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Ordenar y filtrar > Filtrar elementos para activar el menú desplegable.

Excel en línea

Cómo hacer una lista con Excel

Si tu objetivo es crear una tabla con filtros en Excel Online como viste en el capítulo anterior sobre el cliente de escritorio de Excel, lo que debes hacer es abrir su versión web, iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft y abrir la hoja de cálculo que necesitas. para operar.

Una vez hecho esto, resalte todo el rango de celdas que desea incluir en la lista, incluida la celda con el encabezado de la tabla, y haga clic primero en la pestaña Insertar y luego en el botón Tabla. En el cuadro que aparece, coloque una marca de verificación en el cuadro Tabla con encabezados y luego presione el botón Aceptar.

Al hacer clic en el ícono ▼ al lado de la celda con encabezados, puede ordenar los valores y filtrarlos o mostrar u ocultar su visualización.

En caso de que desee cambiar el estilo de la tabla, como su color, seleccione en cualquier celda de la tabla, haga clic en la pestaña Diseño de tabla y use las funciones disponibles en la barra de herramientas.

Excel/Oficina (Android/iOS/iPadOS)

Cómo hacer una lista con Excel

A través de la aplicación Excel para Android (también disponible en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS o la aplicación Office para Android (también disponible en tiendas alternativas) e iOS/iPadOS, gratis para todos los dispositivos con pantallas de hasta 10,1″, puede crear un lista de sus valores.

Para hacer esto, inicie la aplicación Excel (u Office) y abra el documento de hoja de cálculo. Una vez hecho esto, resalte todo el rango de celdas que desea convertir en una tabla y seleccione la pestaña Inicio en el área inferior en un teléfono inteligente o en el área superior en una tableta.

Ahora, haga clic en Dar formato como tabla y, en el cuadro de la pantalla, coloque una marca de verificación en el cuadro Tabla con encabezados. Usando el ícono ▼ al lado de la celda que contiene el encabezado, puede filtrar los datos o administrar su visualización.

Sin embargo, al presionar en la pestaña Tabla, puede administrar el rango recién creado, agregando o eliminando filas o columnas. Con el botón Estilo de tabla, puede cambiar su color.

Cómo crear un menú desplegable dinámico en Excel

Menú desplegable dinámico de Excel

Si desea crear un menú desplegable dinámico en Excel, le advierto que esta operación no es difícil, pero debe tener paciencia y prestar la máxima atención a los procedimientos que describiré en las próximas líneas relacionadas con el escritorio de Excel. cliente.

En realidad, si ya dominas las operaciones que te describí en los capítulos anteriores, deberías poder crear fácilmente este tipo de menú, ya que es la combinación de los dos métodos descritos anteriormente.

Lo primero que debe hacer es resaltar todas las celdas que contienen los valores que desea ingresar en el menú desplegable. Se crea un menú dinámico a partir de los datos ya presentes en la hoja de cálculo y, por lo tanto, no puede definirlos directamente, excepto insertándolos en las celdas correspondientes.

Después de resaltar las celdas, vaya a la pestaña Inicio, en la parte superior, y haga clic en el botón Formatear como tabla, eligiendo un estilo de los de la lista. Si también ha seleccionado la etiqueta de la columna, active la casilla Tabla con encabezados y luego haga clic en Aceptar para confirmar.

Ahora, resalte las celdas de la tabla recién creada, sin incluir la etiqueta de la columna (se genera automáticamente si aún no estaba presente) y vaya a la pestaña Fórmulas. Una vez hecho esto, presione el botón Definir nombre e indique un nombre para asignar al grupo de valores, escribiéndolo en el campo Nombre. Luego presione OK para confirmar esta operación también.

En este punto, seleccione una o más celdas en las que desea insertar el menú desplegable y vaya a la pestaña Datos. Ahora, presione el botón Validar datos y, en la pantalla que se le muestra, elija el elemento Lista del menú Permitir. Luego escriba el símbolo = seguido del nombre del grupo que definió previamente. De nuevo, confirme los cambios realizados con el botón Aceptar.

¡Bueno!Si ha seguido cuidadosamente los procedimientos que he indicado, al hacer clic en una de las celdas en las que está presente el menú desplegable, encontrará el icono ▼ al lado: al interactuar con él, se le mostrará un cuadro que contiene valores para seleccionar, que coincidirán con los de la tabla que ha creado.

La particularidad de este menú es que puede agregar valores sin tener que cambiar ningún parámetro de configuración. Simplemente vaya a la tabla, muévase a la última fila en blanco y agregue un nuevo valor. Al hacerlo, este último también estará disponible en el menú desplegable.

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Escrito por Wombat

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