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Cómo crear un archivo digital

En los últimos días, ha decidido apegarse a sus buenas intenciones y reordenar todos sus documentos importantes dentro de un archivo digital. El problema es que nunca antes has hecho algo así y realmente no sabes cómo abordar una actividad similar.

No te preocupes: hoy estoy aquí para ayudarte y darte una serie de «consejos», espero que sean útiles, sobre cómo crear un archivo digital a partir del escaneo de los documentos en papel que todavía tienes y su almacenamiento. organización e investigación posterior en la computadora (y no solo). Te aseguro que todo es mucho más sencillo de lo que parece.

¿Entonces, estás listo para comenzar? ¿Sí? Pues entonces prepara tu montón de documentos, ten a mano tu ordenador, escáner y smartphone y prepárate para convertir todo ese papel en un montón -mucho más ligero y eficiente- de bits, que se pueden consultar y gestionar de una forma mucho más sencilla que las clásicas carpetas de papel. ¡Feliz lectura y buen trabajo!

Cómo crear un archivo digital gratuito

Tu stack está ahí, listo para pasar de la incomodidad del formato papel a la facilidad de uso e inmediatez del digital. Pero, ¿por dónde empezar? ¿Qué ventajas ofrece? ¿Cuáles son los métodos más eficientes y sobre todo seguros para crear un archivo digital gratuito? ¡Vamos a averiguar!

Cómo digitalizar documentos

Digitalizar archivo

Si tuviéramos que resumir, por digitalización entendemos el proceso en el que un elemento analógico, en este caso tus documentos en papel, se transforma en datos legibles en formato digital mediante el uso de cualquier dispositivo capaz de soportarlo. El factor principal detrás de la creciente popularidad de este proceso se deriva de dos realidades bien diferenciadas: la empresarial y la ambiental.

Desde un punto de vista empresarial, la digitalización ha ayudado a muchas empresas (ya sean pequeñas o grandes) a agilizar las distintas operaciones de gestión de sus recursos, permitiéndoles aumentar la producción y automatizar aquellas tareas que muchas veces se consideran redundantes.

Sin embargo, en el frente ambiental, está claro que la transición del papel a lo digital es un paso importante en la lucha contra los desechos para una mayor protección del medio ambiente: al cambiar a lo digital, usted también puede contribuir a una causa noble, frenando la deforestación de los principales
reservas naturales tanto como sea posible. Un tema que por desgracia sigue siendo muy actual.

Hablando en lugar de cómo digitalizar documentos, el primer paso a dar incluso antes de ponerse a trabajar es elegir el formato más adecuado. Por experiencia, y sobre todo por su popularidad, te recomiendo que optes por los formatos PDF clásicos (que mantienen el formato en cualquier dispositivo y software y son algo más difíciles de editar que otros formatos) y DOCX (los clásicos archivos de Word, más fáciles para editar pero que pueden sufrir cambios importantes en el formato según el software con el que los abras), formatos que han sido probados durante años y que ahora forman parte de la productividad de muchos sectores.

Alternativamente, puede optar por un formato de archivo abierto como ODT, que es la contraparte “gratuita” de DOCX utilizada por software como LibreOffice. Básicamente, le recomiendo que apunte a estos tres estándares más compatibles.

A continuación, necesitará el hardware adecuado, pero lo más probable es que, dado que se trata de una operación que se puede realizar tanto en la comodidad de su hogar como dentro de su oficina, no tendrá que buscar por mucho tiempo. En la mayoría de los casos, la digitalización requiere el uso de una impresora multifunción con función de escáner o un escáner real, quizás uno portátil.

Alternativamente, ahora existen aplicaciones altamente eficientes para escanear desde teléfonos inteligentes que le permiten obtener documentos casi perfectos simplemente encuadrándolos con la cámara de su dispositivo.

En todos los casos, para que el texto de los documentos se pueda buscar y editar con un software como Word, deben procesarse mediante OCR (sistema de reconocimiento óptico de caracteres), que no siempre se incluye en las aplicaciones y el software para digitalizar los documentos..papeles; incluso en este caso, sin embargo, no te preocupes: hay programas de OCR listos para usar y muy fáciles de usar de los que te hablé en un tutorial dedicado.

Ahora que tienes más o menos una visión general de la digitalización, diría que es hora de ponerse manos a la obra y, por suerte, las computadoras con sistema operativo Windows ya tienen todo lo que necesitas sin tener que descargar programas específicos. Después de asegurarse de haber instalado la impresora o instalado el escáner correctamente, haga clic en el botón Inicio para abrir el menú del sistema y, utilizando la barra de búsqueda, inicie el programa Windows Fax and Scan.

Fax y escaneado en Windows

Una vez que se haya abierto la pantalla principal, haga clic en el botón Nueva digitalización ubicado en la parte superior izquierda. Elija la opción Documentos o Fotos en el menú Perfil según el tipo de documento que desea escanear, cambie la configuración de color usando el menú Formato de color, indique la Resolución en la que se escaneará el archivo y finalmente seleccione el formato del archivo guardado con el menú Tipo de archivo.

Una vez hecho esto, haga clic en Vista previa para tener una idea general de cómo se mostrará el archivo y finalmente haga clic en Escanear para comenzar el proceso que, según la resolución seleccionada, puede demorar varios minutos. Una vez finalizado el procedimiento de digitalización, el archivo se insertará en la pantalla principal del programa, haga clic en ellos con el botón derecho del mouse y seleccione el elemento Guardar como para guardarlo en el disco duro de su computadora.

Este es el procedimiento disponible en Windows. Alternativamente, si está buscando otras soluciones para escanear un documento (incluso desde macOS o un teléfono inteligente), le recomiendo que eche un vistazo a mi guía detallada sobre cómo escanear un documento en papel.

Cómo pedir documentos

Explorador de archivos en Windows

Ahora que ha creado su archivo digital, es probable que también desee mantenerlo limpio y fácil de navegar. Obviamente, este aspecto puede variar según tus necesidades y preferencias, pero déjame darte algunos consejos al respecto.

Primero, cree muchas carpetas para diferentes usos. Por ejemplo, si necesita archivar fotos, es una buena idea crear una carpeta llamada Fotos y con otras subcarpetas dentro que describan el contexto en el que se tomaron las fotos (por ejemplo, montaña, mar, archivo histórico, etc.).

En caso de que tenga que tratar con documentos importantes como recibos de impuestos, contratos o cualquier otro tipo de material que deba ser fácilmente rastreable, intente proporcionar información precisa directamente en el nombre del archivo. Y aunque el uso de espacios ahora no es un problema para la mayoría de los administradores de archivos como el Explorador de archivos en Windows o Finder en macOS, podría ser una buena idea usar caracteres especiales como «_» en su lugar (dado que algunos programas, particularmente fechados, podría digerir mal los espacios).

Por ejemplo, un escaneo de su documento de identidad podría tener el siguiente nombre: «Nombre_Apellido_Tarjeta_Identidad.pdf», o si necesita encontrar un recibo antiguo emitido en 2008, podría optar por «Recibo_Gennaio_2008.pdf». En definitiva, no dudes en incluir variables como nombres, apellidos, tipo de documento o fechas.

Además, si está buscando un método para acelerar el cambio de nombre de archivo, le sugiero que eche un vistazo a mi guía sobre cómo cambiar el nombre de varios archivos a la vez.

Por último, si quieres ser aún más ordenado y catalogar los archivos contenidos en tu archivo, te sugiero que utilices los comandos de tu administrador de archivos para ordenar todo por Nombre, por Fecha, por orden alfabético, por tamaño o por último acceso.

Cómo archivar documentos

Archivar documentos

Ahora que su archivo está limpio y ordenado, es hora de responder una pregunta fundamental: ¿dónde guardarlos? Seamos claros, el PC que usa todos los días siempre es un excelente punto de partida, pero el riesgo de perderlo todo en el primer evento inesperado (corte de energía, robo, mal funcionamiento, etc.) siempre está a la vuelta de la esquina. Para ello te recomiendo que confíes en soluciones secundarias como la compra de dispositivos de almacenamiento secundario como un disco duro portátil, una memoria USB o una tarjeta SD. Si no sabe cómo usarlo para hacer una copia de seguridad de sus datos, lea mi guía dedicada.

Entonces te recomiendo que confíes en los servicios de almacenamiento en la nube, que todos ofrecen planes básicos gratuitos con varios GB de almacenamiento con la posibilidad de acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo. Aquí hay unos ejemplos.

  • Google Drive: plataforma de almacenamiento en línea administrada por Google y accesible para cualquier usuario registrado con una cuenta de Gmail. La versión gratuita del servicio permite almacenar hasta 15GB de archivos, pero aún es posible adquirir espacio adicional a un precio que va desde 1,99 euros/mes hasta 99,99 euros/año. Más información aquí.
  • OneDrive: el sistema de almacenamiento en la nube de Microsoft incluido de forma nativa en Windows, pero también accesible en Mac, teléfonos inteligentes y tabletas. Ofrece 5GB de almacenamiento sin costo. Más información aquí.
  • Dropbox: plataforma de almacenamiento de archivos en la nube también disponible como aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas con Windows, macOS y Linux. La versión gratuita ofrece un máximo de 2GB, pero puedes mejorar tu cuenta contratando una suscripción que va desde los 9,99 euros/mes hasta los 18 euros/mes, según tus necesidades. Más información aquí.
  • iCloud Drive: el servicio de Apple integrado en macOS, iOS y iPadOS, pero también disponible en Windows y accesible desde un navegador. El servicio ofrece la posibilidad de guardar y sincronizar sus documentos y fotos. Cada Cuenta Apple tiene derecho a 5 GB de espacio gratuito, pero también puedes optar por un aumento de hasta 2 TB pagando una suscripción que va desde 0,99 euros/mes hasta 9,99 euros/mes. Más información aquí.

Cómo buscar documentos

Archivar documentos

¿Tu archivo está bien organizado pero después de un tiempo todavía te cuesta encontrar lo que necesitas? ¡No hay problema!Aquí hay algunos consejos prácticos para optimizar la búsqueda de archivos en su archivo.

Tu mayor aliado en estas situaciones reside en la función de búsqueda de tu sistema operativo y en el caso de Windows, esta última es bastante flexible. Seguro que ya estás pensando en buscar dentro de una carpeta, ¿verdad?

Esta es una operación bastante simple, solo ingrese a la ventana del Explorador de archivos, ingrese a la carpeta donde se encuentra el archivo que está buscando y haga clic en el cuadro de búsqueda ubicado en la parte superior derecha y que le permitirá ingresar el nombre del archivo.

Otra buena alternativa es la barra de búsqueda ubicada a la derecha del botón Inicio en la Barra de tareas. Una vez que haya ingresado el nombre del archivo deseado, haga clic en el elemento Buscar mi contenido para ocultar los resultados del motor de búsqueda web y mostrarle solo los elementos presentes en la memoria. Además, la barra de búsqueda también permite el uso de distintos operadores, o caracteres especiales que pueden facilitar aún más
tu trabajo. Aquí hay una breve lista de los operadores más útiles.

  • ?:, si se coloca entre dos caracteres, le permite buscar archivos con una sintaxis similar (p. ej., escribiendo t? y puede encontrar las palabras «el» o «su»).
  • :, si se coloca entre dos caracteres, el sistema devolverá nombres o frases con una o más letras o números dentro del rango;
  • fecha: le permite ver los archivos creados o modificados durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, fecha: hoy, fecha de modificación: la semana pasada, fecha de modificación: ayer);
  • ext:, busque archivos de una extensión particular (por ejemplo, ext: doc, ext: mp3, ext: jpg, etc.)

Si buscas más trucos dedicados a la búsqueda de archivos, te recomiendo que leas mi guía sobre cómo buscar archivos, donde puedes aprender algunas soluciones también para otros sistemas operativos, como macOS, Linux, Android e iOS/iPadOS.

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Escrito por Wombat

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