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App para firmar documentos

Tanto si trabaja desde casa como si no, tener que firmar digitalmente un documento de forma remota es una necesidad cada vez más común. En algunos casos se requiere una firma urgente y sin previo aviso, por lo que no siempre tienes una PC a mano sino solo tu teléfono inteligente, lo que aparentemente podría complicar la situación. En realidad, las cosas son diferentes: con las aplicaciones adecuadas y los servicios adecuados, de hecho, firmar un documento electrónico es una operación muy sencilla y rápida de realizar.

La mayoría de los documentos que necesitan una firma están en formato PDF o DOCX, pero en realidad también es posible insertar una firma en documentos de Excel y muchos otros tipos de archivos utilizando, a menudo, las mismas aplicaciones. Los documentos firmados, entonces, pueden ser enviados a los destinatarios directamente en formato digital, sin tener que pasar por el antiguo “proceso” que implicaba imprimir, firmar y escanear el documento.

Sin embargo, hay que prestar atención a los diversos tipos de firma que existen, ya que no todas tienen el mismo valor jurídico. Es por esto que siempre se recomienda leer muy bien antes de firmar cualquier documento y saber cuáles serían las consecuencias legales de cada una de las firmas existentes, así como elegir las aplicaciones adecuadas para firmar documentos: así que aquí estoy listo para hacer: Espero – un poco de claridad sobre el tema.

Información preliminar

Firma

Como decíamos, no es lo mismo abrir un documento PDF o Word y “dibujar” una firma manuscrita en él con cualquier editor, que comprar una firma digital verificando tu identidad y usando apps especiales para firmar documentos.

Más concretamente, la firma electrónica simple es aquella que, como decíamos, puedes colocar libremente dibujando en la pantalla de tu smartphone (o de cualquier otro dispositivo) a través de cualquier app que te permita hacerlo. Como se entiende fácilmente, no tiene valor jurídico intrínseco, por lo que la validez de un documento firmado de esta forma debe ser evaluada caso por caso por un juez.

La situación es diferente para la firma digital, que en cambio asegura la autenticidad, la integridad y asegura el no repudio (por lo tanto, la imposibilidad de «repudiar» el documento por parte de la persona que lo firmó) de los documentos. Tiene un valor legal reconocido en Italia y en toda la UE, equivalente al de la firma manuscrita. Para poder utilizarlo se debe adquirir un kit especial en un organismo certificador autorizadoformado, según los casos, por una tarjeta inteligente que contiene el certificado de firma o por un certificado remoto (residente en la nube del organismo de certificación), para luego ser utilizado a través de códigos OTP recibidos en el teléfono inteligente o en un dispositivo físico utilizado para la objetivo.

Hay varias empresas que ofrecen kits de firma digital, por ejemplo Aruba, de la que te hablé en detalle en este tutorial. El costo del servicio es asequible para todos y obviamente requiere que verifiques tu identidad a través de uno de los métodos proporcionados por el proveedor (por ejemplo, SPID o reconocimiento por cámara web / de visu).

Hecha esta premisa necesaria, veamos qué apps firmar digitalmente y poner firma electrónica simple en documentos que puedas utilizar.

App para firmar documentos PDF

Hay toneladas de aplicaciones para firmar documentos PDF: estas son algunas de las más interesantes.

Adobe Rellenar y firmar (Android/iOS/iPadOS)

Alféizar y letrero de adobe

Una aplicación muy popular es Adobe Fill and Sign, disponible tanto para Android (incluidas las tiendas alternativas) como para iOS/iPadOS. Puede usarse no solo para firmar documentos PDF, sino también para crearlos, editarlos, completarlos o compartirlos. La firma que se genera no es una firma digital y por tanto no tendrá valor jurídico intrínseco.

Después de haberlo descargado según el procedimiento clásico y haberlo iniciado, se le solicita que se registre. Luego debe continuar seleccionando Crear una cuenta e ingresar sus datos personales, o puede optar por registrarse automáticamente con su cuenta de Google, Facebook o Apple.

Una vez dentro pulsa en Seleccionar un formulario a rellenar y elige el documento que quieres firmar. Arriba a la derecha ves el icono de la punta del plumín y, al pulsarlo, aparece la opción Crear firma. En este punto puede dibujar su firma y continuar haciendo clic en Finalizar.

Ahora todo lo que tiene que hacer es presionar el lápiz nuevamente para ver su firma guardada en el documento y moverla al lugar de la página que prefiera. El documento se guardará automáticamente y sin necesidad de descargarlo pulsando sobre el icono de compartir para enviarlo al destinatario como prefieras.

Firma digital Aruba (Android / iOS / iPadOS)

Aruba

Para generar una firma digital, por tanto una firma electrónica con valor jurídico intrínseco, se necesita, como ya se ha mencionado, un certificado de firma adquirido a un organismo autorizado.

Entrando en más detalle, dado que los kits físicos con tarjetas inteligentes generalmente no se pueden usar en teléfonos inteligentes y tabletas, la solución más práctica para firmar documentos digitalmente desde el móvil es comprar un kit de firma remota (en el que el certificado reside en la nube del organismo de certificación).), como el propuesto por Aruba.

Una vez comprado el kit, se debe activar y asociar a la app Aruba OTP para generar los códigos OTP necesarios para confirmar la firma en los documentos. Puedes descargarla gratis para Android e iOS/iPadOS siguiendo el procedimiento clásico de descarga de apps.

Una vez hecho esto, puede utilizar la aplicación Aruba Signature, disponible de forma gratuita tanto en Android como en iOS/iPadOS, para firmar cualquier tipo de archivo directamente desde su teléfono inteligente o tableta. Una vez que se haya descargado la aplicación, basta con iniciarla, ir a la configuración, ingresar el nombre de usuario de la cuenta de Firma Digital Remota de Aruba y luego ir a la sección Para ser firmado de la aplicación, donde se encuentra el botón (+), que le permite elegir el archivo a firmar.

Por lo tanto, es necesario elegir la opción Firma, indicar el tipo de firma a aplicar (por ejemplo, CAdES, PAdES o ASiC-S), configurar una posible solicitud de sello de tiempo, ingresar la contraseña de su cuenta de firma y luego ingresar la OTP generada código de la aplicación móvil Aruba OTP.

De la misma manera, es posible comprobar un documento que ya ha sido firmado acudiendo a la sección correspondiente de la solicitud. Más información aquí.

Otras apps para firmar documentos PDF

Aplicación SIGNply

También hay otras aplicaciones que merecen ser mencionadas y que podrían ser útiles para firmar archivos PDF desde teléfonos inteligentes y tabletas sin, sin embargo, asignar a estos archivos un valor legal intrínseco.

  • DocuSign (Android / iOS): una aplicación gratuita y fácil de usar. Una vez abierta la app, en la parte superior izquierda tienes que pulsar sobre el icono ☰ y entrar en el apartado Documentos para subir el archivo que quieres firmar. Finalmente, toque Firma en la parte inferior derecha y colóquela donde desee.
  • Signeasy (Android / iOS): una aplicación muy interesante y fácil de usar en solo unos pocos pasos. Después de instalarlo, en la parte inferior izquierda, toque el icono azul con el símbolo + para cargar el documento que desea firmar. Para insertar su firma, haga clic en Iniciar firma y Firmar documento moviendo el dedo hasta el punto del documento donde desea insertar la firma.

App para firmar documentos de Word

Además de los documentos PDF, es posible que deba firmar documentos en formato Word. No hay problema: hay varias aplicaciones para firmar documentos de Word a las que puedes recurrir.

Microsoft Word (Android/iOS/iPadOS)

Palabra

Con la aplicación oficial de Microsoft Word, gratuita para todos los dispositivos Android e iOS/iPadOS con dimensiones iguales o inferiores a 10,1 «(de lo contrario, se requiere una suscripción a Microsoft 365) puede insertar fácilmente su firma en el documento.

Al abrir el documento de Word que desea firmar, puede agregar una firma de varias maneras. La más sencilla es ir al menú de la parte inferior derecha en un teléfono inteligente o en la parte superior de una tableta y seleccionar la pestaña Dibujo, luego ir a Iniciar tinta y firmar con el dedo o, mejor, una aplicación de tableta.

Para obtener todos los detalles, consulte mi tutorial específico sobre cómo firmar un documento de Word.

Firma digital Aruba (Android / iOS / iPadOS)

Aruba

Usando la aplicación Aruba Digital Signature que mencioné anteriormente, también puede firmar fácilmente documentos DOC y DOCX, asignándoles valor legal. El procedimiento a seguir es el mismo que el anterior para los archivos PDF.

App para firmar documentos online

Si no quiere (o no puede) descargar ninguna aplicación en su teléfono inteligente o tableta, puede usar los servicios web accesibles desde los navegadores y firmar sus documentos con ellos. Evidentemente siempre hablamos de servicios que no asignan valor jurídico intrínseco a los ficheros generados.

iLovePDF

iLovePDF Firma de PDF en línea

iLovePDF es un excelente servicio gratuito (en la versión básica) que le permite realizar varias operaciones en archivos PDF, incluida la inserción de una firma en ellos y la conversión de un formato a otro.

Al conectarse al enlace que le di hace un momento, puede hacer clic en Seleccionar PDF y seleccionar el documento para firmar. Luego haga clic en Cargar, escriba su nombre completo y seleccione una firma de las propuestas en la sección FIRMA, o dibújela usted mismo haciendo clic en el icono correspondiente (el cuadro en el medio debajo del cuadro de texto, a la derecha).

Al final haz clic en Aplicar y arrastra la firma que ves aparecer en la sección CAMPOS donde quieras insertarla. En este punto, haga clic en Finalizar para descargar el documento firmado.

Palabra en línea

Palabra

Word Online es la versión web gratuita del famoso software de Microsoft del que te hablé anteriormente, utilizable desde cualquier navegador. Por lo tanto, puede firmar un documento con Word accediendo al servicio en cuestión con su cuenta de Microsoft y luego proceder como se explica aquí (insertar una imagen de su firma manuscrita en el archivo a firmar).

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Escrito por Wombat

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